Làm thế nào để giảm thiểu chi phí đầu tư quán cafe? Những phương pháp giúp gia tăng doanh thu quán cafe nhỏ hiệu quả là gì? POS365 bật mí tất cả những bí quyết giúp quá trình kinh doanh của bạn thành công và thu lãi “khủng” mỗi tháng. Đừng bỏ lỡ nhé!

Bí quyết tối ưu chi phí và tăng doanh thu quán cafe hiệu quả

I. Các bước ước tính doanh thu cho quán cafe nhỏ

Ước tính doanh thu quán cafe là yếu tố quan trọng đối với bất kỳ kế hoạch kinh doanh nào. Ước tính doanh thu có ảnh hưởng đến mức độ thu hút đầu tư và khả năng duy trì tài chính ổn định cho quán cafe, đặc biệt mô hình quán cà phê nhỏ.

Bước 1: Ước tính tỷ lệ xoay vòng chỗ ngồi

Bước đầu tiên để đo lường doanh thu quán cà phê hiệu quả đó là hãy ước tính tỷ lệ xoay vòng chỗ ngồi trong một ca làm việc. Nếu quán cafe bình dân, thông thường mỗi vị trí ngồi sẽ có thể có 3 - 4 người ngồi trong mỗi ca. Mỗi chỗ chỉ có thể có 1 người ngồi nếu bạn kinh doanh mô hình quán cafe sang trọng.

Ước tính tỷ lệ xoay vòng chỗ ngồi

Cách đơn giản để theo dõi doanh thu này một cách chính xác và hiệu quả là dựa vào báo cáo thống kê doanh thu trong ngày (tuần, tháng) trên hệ thống bán hàng tự động POS.

Hãy tính tổng tất cả số tiền bạn thu được qua hệ thống POS và biên lai của từng khu vực chỗ ngồi. Kết quả thu được chính là doanh thu ước tính của vị trí ngồi đó trong ngày (tuần hoặc tháng).

Bước 2: Ước tính doanh thu trung bình mỗi đơn hàng

Để tính toán doanh thu trung bình mỗi đơn hàng, bạn cần lấy tổng doanh thu của ca chia cho số lượt khách trong ca đó.

Doanh thu trung bình mỗi ca = Tổng doanh thu trong ca / số lượt khách trong ca

Lưu ý: doanh thu quán cà phê này sẽ thay đổi theo thời gian trong ngày.

Ví dụ, khách hàng thường có xu hướng ngồi lâu hơn vào buổi tối nên tốc độ xoay vòng chỗ ngồi sẽ chậm lại. Ngược lại, tốc độ xoay vòng vị trí ngồi sẽ nhanh hơn vào buổi sáng và buổi trưa.

Doanh thu trung bình trong ngày = Tổng doanh thu trong ngày / số đơn hàng trong ngày

Ước tính doanh thu trung bình mỗi đơn hàng

Để đơn giản hoá quy trình tính toán doanh thu này, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS365. Trên hệ thống sẽ tự động cập nhật doanh thu, đơn hàng và báo cáo chi tiết doanh thu trong ngày. Bạn không cần phải tính toán bằng tay theo phương pháp truyền thống, có thể xảy ra tình trạng nhầm lẫn dẫn đến kết quả không chính xác.

Bước 3: Biểu đồ hoá và đo lường doanh thu

Tổng hợp các số liệu chính xác về doanh thu theo ngày, tuần, tháng, quý và năm trong cùng một bảng tính và biểu đồ hoá nó để có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của quán. Hãy so sánh và đối chiếu với các số liệu doanh thu trong cùng thời điểm để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp.

Biểu đồ hóa và đo lường doanh thu

Ví dụ minh hoạ:

Tháng trước quán cafe của bạn có doanh thu trung bình cho 1 bữa ăn là 120.000đ
Tốc độ xoay vòng chỗ ngồi là 2 lần/ ca
Có tất cả 20 chỗ ngồi trong quán

ƯỚC TÍNH DOANH THU CHO MỖI CA TRONG THÁNG NHƯ SAU:

120.000đ x 2 lần x 75 chỗ ngồi = 18.000.000đ/ ca

Như vậy, bạn có thể đo lường doanh thu cho mỗi ca làm việc trong quán của mình. Từ đó, ước tính doanh thu trong ngày, tuần và trong tháng tương tối chính xác.

>> Tìm hiểu thêm: Mở quán Cafe cần bao nhiêu vốn?

II. Phương pháp tối ưu chi phí gia tăng lợi nhuận quán cafe

Nhiều người cho rằng, sẽ rất khó để cắt giảm chi phí khi vận hành kinh doanh quán cafe. Tuy nhiên, trên thực tế có nhiều cách cắt giảm chi phí, gia tăng doanh thu quán cafe nhỏ và bạn hoàn toàn có thể thực hiện được.

2.1. Tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng

Đây là một trong những cách giảm thiểu chi phí đầu tư hiệu quả mà nhiều chủ quán cafe không biết cách tận dụng.

Với quy mô kinh doanh quán cafe nhỏ, bạn không cần thuê mặt bằng quá lớn để tốn thêm chi phí. Hoặc nếu dư mặt bằng, có thể cho các đơn vị kinh doanh khác thuê. Hiện nay nhu cầu thuê mặt bằng kinh doanh cũng rất phổ biến, do đó việc cho thuê khi dư thừa mặt bằng là điều dễ dàng.

Tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng

Chẳng hạn, bạn thuê một căn nhà nguyên căn và chỉ sử dụng tầng trệt để kinh doanh quán cafe thì có thể cho thuê các tầng còn lại cho các công ty, văn phòng hay thậm chí khách thuê trọ. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý khi cho thuê theo cách này cần bố trí lối đi riêng để đảm bảo sự riêng tư và không gây ảnh hưởng đến khách hàng ngồi tại quán.

2.2. Tối ưu chi phí thiết kế và trang trí

Chỉ nên thiết kế và trang trí đúng phong cách kinh doanh mà bạn muốn, tránh gây lãng phí, tốn kém và không cần thiết.

Việc thường xuyên thay đổi thiết kế hay liên tục trang trí quán sẽ tốn một khoản chi phí kha khá mỗi tháng. Do đó, không nên lạm dụng, vừa ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng vừa gây tốn kém thêm chi phí, ảnh hưởng doanh thu hàng tháng.

Tối ưu chi phí thiết kế và trang trí quán cafe

Có thể thay đổi thiết kế quán khi việc vận hành kinh doanh quán đã ổn định và nên có những thông báo trực tiếp tại quán hay trên fanpage ở các nền tảng mạng xã hội để khách hàng nắm bắt thông tin và không ngỡ ngàng khi đến quán. Đồng thời, chủ quán nên có kế hoạch thiết kế và trang trí một cách chi tiết để thông báo đến nhân viên và tìm kiếm đơn vị thi công phù hợp.

2.3. Giảm thiểu chi phí thuê nhân viên

Hãy tính toán số lượng nhân viên dựa trên mô hình kinh doanh lớn hay nhỏ, lượng khách ra vào trong những khung giờ cao điểm.

Sắp xếp số lượng nhân viên phục vụ trong mỗi ca làm việc một cách hợp lý chính là cách giúp tiết kiệm chi phí đầu tư, gia tăng doanh thu quán cafe. Vào những khung giờ thấp điểm, chỉ nên có 1 - 2 nhân viên để phục vụ và thu ngân vì lượng khách không quá nhiều. Ngược lại, cần 3- 5 nhân viên hơn vào những giờ cao điểm.

Giảm thiểu chi phí thuê nhân viên

Với quy mô quán cafe nhỏ thì không cần thuê quá nhiều nhân viên và nên ưu tiên lựa chọn những nhân viên hoạt bát, nhanh nhẹn và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.

2.4. Quản lý tồn kho nguyên liệu hiệu quả

Quản lý tồn kho không đồng nghĩa với việc phải chọn nguyên liệu giá rẻ!

Nhiều chủ quán nhầm lẫn cách cắt giảm chi phí tồn kho nguyên liệu bằng cách lựa chọn nguyên vật liệu giá rẻ. Đây là sai lầm nghiêm trọng, ảnh hưởng đến chất lượng đồ uống và thậm chí mất khách hàng do đồ uống không đảm bảo. Quản lý tồn kho nguyên liệu là việc kiểm soát nguồn nguyên liệu đầu vào với số lượng phù hợp, không bị hao hụt hay thất thoát.

Phương pháp quản lý tồn kho nguyên liệu hiệu quả nhất hiện nay đó là sử dụng các phần mềm quản lý tồn kho nguyên liệu. Hiện nay, phần mềm quản lý quán cafe POS365 là phần mềm sử dụng điện toán đám mây hàng đầu Việt Nam.

Quản lý tồn kho nguyên liệu hiệu quả

Phần mềm POS365 có tính năng quản lý tồn kho nguyên liệu hiệu quả và chính xác cao. Thống kê chính xác và đầy đủ các nguyên liệu đầu vào, số lượng đã sử dụng và số lượng còn lại trong kho. Đồng thời, báo cáo chi tiết loại nguyên liệu và số lượng đã dùng trong mỗi ngày, giảm thiểu tình trạng thất thoát và hao hụt, chủ quán dễ dàng theo dõi và kiểm soát. Ngoài ra, bạn có thể chuyển kho nguyên liệu hàng hoá kho này sang những kho chi nhánh khác.

2.5. Tối ưu chi phí marketing

Marketing là một phần không thể thiếu trong bất kỳ mô hình kinh doanh nào. Bạn có thể tiết kiệm chi phí này bằng cách tận dụng những kênh quảng cáo miễn phí, giúp tối ưu chi phí cho quán cafe. Tuy nhiên, bạn cần đo lường hiệu quả của các kênh quảng cáo để chọn ra phương pháp tiếp cận khách hàng mục tiêu hiệu quả với chi phí tối ưu nhất.

Tối ưu chi phí Marketing

Những kênh marketing miễn phí phổ biến hiện nay mà bạn có thể tham khảo như:

Fanpage Facebook
Facebook cá nhân
Các hội nhóm trên Facebook
Instagram
Website bán hàng

>> Xem thêm: Chiến lược marketing online cho quán cafe hiệu quả

III. Các Tips tăng doanh thu hiệu quả cho quán cà phê

Doanh thu của một quán cafe phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nếu bạn kinh doanh quán cafe chưa thành công, hãy tìm hiểu những tips giúp tăng doanh thu hiệu quả mà POS365 bật mí ngay sau đây nhé.

3.1. Giữ chân khách hàng cũ

Giữ chân khách hàng thân thiết là điều quan trọng mà bất kỳ mô hình kinh doanh nào trong lĩnh vực F&B cũng cần quan tâm. Để giữ chân họ, điều đầu tiên bạn cần quan tâm đến thói quen sử dụng đồ uống của khách hàng mỗi ngày. Đồng thời đưa ra các chương trình khuyến mãi, tích điểm thưởng, thẻ thành viên… để tạo ấn tượng, đem đến trải nghiệm tốt để giữ chân khách hàng trung thành.

Giữ chân khách hàng cũ

Cùng với đó là thái độ nhân viên phục vụ thông qua cách giao tiếp, những hành động lịch sự, những nụ cười thân thiện chính là thước đo đánh giá chất lượng dịch vụ của quán cafe. Đặc biệt trong trường hợp không may khi xảy ra những sự cố hoặc những vấn đề liên quan đến khách hàng cần có những cách giải quyết kịp thời và thoả đáng.

3.2. Đầu tư đào tạo nhân viên chuyên nghiệp

Nhiều chủ quán lo ngại việc đầu tư đào tạo nhân viên tốn kém chi phí, nhưng đào tạo nhân viên chính là cách giúp tăng doanh thu quán cafe và nâng cao hiệu suất làm việc. Hơn nữa, nhân viên được coi là “bộ mặt” đại diện cho quán cafe, là người tiếp xúc và hỗ trợ khách hàng thường xuyên nên việc tạo ấn tượng tốt cho khách hàng là điều quan trọng.

Đào tạo nhân viên chuyên nghiệp

Ngoài những kỹ năng chuyên môn thì thái độ làm việc và cách giao tiếp với khách hàng là những yếu tố vô cùng quan trọng. Nếu được đào tạo tốt những kỹ năng này, chắc chắn sẽ ghi điểm lớn cho khách hàng và đây cũng được coi là vũ khí cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường.

3.3. Đầu tư thiết kế trang trí nội - ngoại thất

Trang trí không gian quán chính là cách thu hút và tăng doanh thu quán cafe nhỏ, vậy nên đầu tư cho thiết kế trang trí nội - ngoại thất là điều mà chủ quán nên chú trọng. Hiện nay, có nhiều mô hình kinh doanh quán cafe, chẳng hạn phong cách Vintage, phong cách hiện đại, phong cách cổ điển…

Thiết kế trang trí nội và ngoại thất

Tuỳ thuộc vào phong cách quán mà có những thiết kế không gian khác nhau. Nên tham khảo những phong cách này để lựa chọn phong cách phù hợp. Nếu bạn không có nhiều kiến thức và am hiểu về decor quán cafe thì cách an toàn nhất là nên lựa chọn đơn vị thiết kế, trang trí nội, ngoại thất uy tín trên thị trường. Nên tham khảo những sản phẩm mà đơn vị này đã triển khai, đồng thời nên thương lượng về giá cả để đảm bảo cân đối tài chính cũng như các điều khoản dịch vụ khác.

3.4. Menu đồ uống sáng tạo và phong phú

Một menu đồ uống ấn tượng và hút khách chính là cách giúp bạn bán hàng hiệu quả. Menu đồ uống được thiết kế một cách sáng tạo, đa dạng các loại đồ uống và có nhiều thông tin chi tiết giúp thu hút khách hàng và tạo được những ấn tượng cho khách hàng.

Menu đồ uống sáng tạo và phong phú

Bên cạnh đó, cũng cần đảm bảo chất lượng của đồ uống. Chất lượng đồ uống chính là yếu tố quan trọng giúp bạn tạo nên lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác. Có thể triển khai các loại combo đồ uống hoặc combo đồ uống và thức ăn nhẹ để bán được nhiều sản phẩm hơn.

>> Top 6 Bảng gỗ menu quán Cafe độc đáo, siêu bền siêu đẹp

3.5. Tối ưu thời gian mở cửa

Sẵn sàng phục vụ khi khách hàng cần là kim chỉ nam giúp việc kinh doanh trở lên thuận lợi và là cách gia tăng doanh thu quán cafe hiệu quả. Đó là lý do mà không ít quán cafe hiện nay quyết định mở cửa vào những dịp lễ, tết thậm chí mở cửa 24/7.

Thời gian mở cửa tỷ lệ thuận với doanh thu cửa hàng. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc đến việc sắp xếp lịch làm việc của nhân viên, phân bổ thời gian làm việc hợp lý vào các khung giờ thấp điểm, cao điểm. Tuỳ thuộc vào mô hình kinh doanh cũng như mục đích kinh doanh mà bạn đưa ra những quyết định về thời gian mở cửa một cách phù hợp nhất.

3.6. Đa dạng hình thức thanh toán

Hiện nay nhu cầu chi tiêu bằng các loại thẻ ngân hàng Visa, thẻ tín dụng, Mastercard,... hay ví điện tử rất phổ biến, do đó nếu quán cafe của bạn chưa tích hợp nhiều phương thức thanh toán thì quả là điều thiếu sót. Vì vậy, đa dạng hoá các hình thức thanh toán chính là điểm cộng đem đến sự chuyên nghiệp và trải nghiệm tốt cho khách hàng.

Đa dạng hình thức thanh toán

Có thể đa dạng hoá các hình thức thanh toán như: quét mã QR Momo, vnpay, Internet Banking hoặc quét mã QR code chuyển khoản ngân hàng, hay máy POS thanh toán quẹt thẻ nhanh chóng,...

3.7. Tạo nên những điều mới lạ, bất ngờ

Ngoài yếu tố về chất lượng đồ uống, không gian quán, thái độ nhân viên thì việc tạo ra những điều mới lạ nhằm thu hút khách hàng cũng là cách nhằm gia tăng doanh thu quán cafe nhỏ hiệu quả mà bạn có thể áp dụng.

Tạo điều mới lạ nhằm thu hút khách hàng

Khi thói quen “đi cafe” ngày nay không chỉ đơn thuần là hẹn hò, gặp gỡ bạn bè mà còn là nơi “sống ảo” cho những người yêu thích chụp ảnh. Ý tưởng decor những góc chụp mỗi tháng khác nhau là ý tưởng sáng tạo nhằm thu hút khách hàng. Hay tổ chức những workshop dạy pha chế hoặc các cuộc thi là cách giúp thu hút và tạo nên những trải nghiệm mới lạ, hấp dẫn cho khách hàng.

3.8. Chú trọng đầu tư khách mang về

Doanh thu quán cà phê không chỉ đến từ việc kinh doanh bán hàng trực tiếp tại quán mà còn đến từ những kênh bán online khác mà không tốn bất kỳ chi phí nào. Do đó, các chủ quán nên chú trọng đầu tư phát triển thêm những kênh bán online trên fanpage, các kênh thương mại điện tử như: Shopee Food, Grab, Be….

Chú trọng đầu tư khách mang về

Để phát triển kênh bán online hiệu quả bạn cần chú trọng về chất lượng đồ uống, đảm bảo quá trình pha chế và quy cách đóng gói. Với mô hình kinh doanh trong lĩnh vực F&B hiện nay chủ yếu sử dụng những loại cốc, ống hút và thìa giấy hoặc chất liệu khác an toàn cho sức khoẻ người sử dụng và bảo vệ môi trường. Đây cũng chính là điểm cộng cho khách hàng và được đánh giá cao, khả năng khách hàng quay lại sử dụng sẽ cao.

>> Xem ngay: Chiến lược kinh doanh cafe take away hiệu quả nhất 2022

3.9. Xem xét tăng giá bán nếu có thể

Cách tăng doanh thu cho quán cà phê hiệu quả nhất đó là tăng giá bán sản phẩm trong phạm vi cho phép. Đặc biệt, trong bối cảnh giá cả thị trường ngày càng tăng cao, việc tăng giá bán là điều dễ hiểu. Tuy nhiên, trước khi quyết định tăng giá bán bạn cần xác định xem:

Mức tăng giá bán này có phù hợp với mức chi tiêu của người dân ở đây không?
Mức giá của bạn có cạnh tranh so với đối thủ?
Mức giá này có phản ánh đúng chất lượng đồ uống và dịch vụ không?

Xem xét tăng giá bán

Khách hàng khá nhạy cảm với những thay đổi về giá, do đó bạn cần cho khách hàng hiểu được sự cân bằng và giá trị của giá cả so với chất lượng sản phẩm. Có thể thiết kế những menu đồ uống bắt mắt và thể hiện được chất lượng của đồ uống nhằm thu hút khách hàng.

Tối ưu chi phí đầu tư và gia tăng doanh thu quán cafe nhỏ không hề khó như bạn nghĩ. Hãy áp dụng những bí quyết mà POS365 bật mí trên đây, chắc chắn doanh thu của quán bạn sẽ được cải thiện một cách đáng kể. Đừng quên chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hữu ích nhé!