Trong thời đại kỷ nguyên số, hiểu rõ SFA là gì sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tiềm năng và tối ưu quy trình bán hàng. Hãy cùng POS365 tìm hiểu và khám phá vai trò của SFA (Sales Force Automation) đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Và từ đó đưa ra quyết định có nên sử dụng giải pháp công nghệ này hay không nhé!
SFA (Sales Force Automation) là gì?
Sales Force Automation là hệ thống giúp tự động hóa bán hàng trong doanh nghiệp. Nói đơn giản, nó dùng công nghệ để thực hiện các công việc như: Thu thập thông tin khách hàng, quản lý quy trình bán hàng, tạo và theo dõi cơ hội, đặc biệt là khả năng phân tích và báo cáo kết quả kinh doanh một cách chi tiết và chính xác.
Nhờ vậy, SFA giúp nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ sales, cải thiện khả năng quản lý khách hàng và tối ưu quy trình kinh doanh cho doanh nghiệp.
SFA (Sales Force Automation) là gì?
Phần mềm này sẽ phù hợp với các doanh nghiệp có đội ngũ sales lớn, công ty đang hoạt động trong lĩnh vực B2B. Các công ty startup nhỏ muốn quản lý nhân viên bán hàng tốt hơn cũng có thể cân nhắc sử dụng phần mềm này.
Các hoạt động của tự động hóa bán hàng (SFA)
Khi môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc áp dụng tự động hóa lực lượng bán hàng (SFA) chính là giải pháp công nghệ thông minh. Vậy hoạt động của SFA là gì?
Theo dõi và thông báo
SFA giúp doanh nghiệp theo dõi quá trình mua sắm của khách hàng và thực hiện các hành động phù hợp. Các hành động bao gồm gửi báo giá, lên lịch hẹn hoặc gửi demo sản phẩm theo từng giai đoạn.
SFA giúp doanh nghiệp theo dõi và thông báo
Chẳng hạn khi khách hàng yêu cầu báo giá, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo giúp nhân viên bán hàng thực hiện ngay theo thời gian thực. Nếu khách hàng cần gặp mặt, SFA sẽ thực hiện lên lịch hẹn.
Tự động hóa quy trình bán hàng
SFA giúp doanh nghiệp tự động vận hành quy trình bán hàng để tiếp cận khách hàng tiềm năng. Các hoạt động cụ thể của SFA bao gồm:
-
Tự động hóa các tác vụ bán hàng: Bao gồm các bước tư vấn, gửi báo giá, xử lý đơn hàng.
-
Thiết lập chiến dịch email marketing: Mục đích để duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Quản lý quy trình bán hàng
Không chỉ tự động hóa quy trình mà SFA còn giúp bạn quản lý toàn bộ quy trình. Công việc của phần mềm này đó là hỗ trợ bạn xây dựng một lộ trình riêng với từng bước cụ thể: Tiếp cận khách hàng, theo dõi khách hàng tiềm năng, quản lý cơ hội, triển khai chiến lược và xử lý đơn hàng.
Quản lý quy trình bán hàng
Tự động sắp xếp lịch họp
Nếu như trước đây chưa có phần mềm hỗ trợ, nhân viên phải tự kiểm tra lịch và trao đổi với khách hàng để chốt lịch hẹn phù hợp. Nhưng với Sales Force Automation, việc sắp xếp lịp họp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nhân viên chỉ cần tạo buổi họp trên phần mềm rồi gửi link cho khách hàng. Sau đó phần mềm sẽ tự động đồng bộ lịch làm việc, giúp nhân viên nắm rõ được thời gian rảnh của mình để không bị trùng lịch hẹn tiếp theo.
Tự động chỉ định khách hàng tiềm năng
Khi có người đăng ký tư vấn trên website, hệ thống sẽ phân tích hành vi mua sắm và lượt tương tác để xác định họ khả năng chuyển đổi cao hay không. Sau đó, hệ thống sẽ phân bổ khách hàng tiềm năng cho nhân viên phù hợp hợp. Thông qua việc tương tác với khách hàng và tư vấn phù hợp, doanh nghiệp sẽ gia tăng cơ hội thành công trong việc chốt deal.
Cập nhật báo cáo hàng ngày
Bên cạnh các tính năng đã kể trên, hệ thống còn có khả năng tự cập nhật báo cáo hàng ngày theo thời gian thực. Các thông tin về doanh số, tỉ lệ chuyển đổi hay hiệu suất công việc đều được tổng hợp chi tiết nhất. Điều này giúp người quản lý dễ dàng theo dõi tình hình mỗi ngày để đề xuất chiến lược mới phù hợp hơn.
Cập nhập báo cáo hằng ngày
Lợi ích của SFA đối với doanh nghiệp
Với những tính năng hoạt động tiêu biểu trên, Sales Force Automation là một phần mềm xứng đáng để doanh nghiệp “rót tiền” đầu tư. Tầm quan trọng mà SFA mang lại cho doanh nghiệp phải kể đến như:
Tăng tỷ lệ chuyển đổi
Nhờ vào tính năng quản lý toàn bộ quy trình bán hàng, hệ thống sẽ giúp nhân viên sales có được các thông tin chi tiết cho từng giai đoạn mua sắm của khách hàng. Khi có được thông tin này, nhân viên sẽ đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp như gửi báo giá, gửi demo sản phẩm hoặc nhắc nhở cuộc hẹn đúng thời điểm.
Tăng tỷ lệ chuyển đổi nhờ SFA quản lý toàn bộ quy trình bán hàng
Bằng các hành động kịp thời và đúng lúc, bạn sẽ thuyết phục khách hàng một cách hiệu quả. Từ đó góp phần tăng tỷ lệ chuyển đổi một cách rõ rệt.
Giảm chi phí
SFA sẽ giúp bạn cắt giảm nhiều chi phí vận hành nhưng vẫn đảm bảo công việc diễn ra trơn tru và hiệu quả. Cụ thể, tất cả dữ liệu liên quan đến bán hàng (doanh số, báo giá, lịch sử giao dịch, tệp khách hàng) sẽ được tập trung trên 1 nền tảng duy nhất. Điều này giúp doanh nghiệp giảm chi phí mua bản quyền và duy trì các phần mềm khác nhau.
Tăng hiệu quả hoạt động
Bằng cách tự động hóa các tác vụ, bộ phận bán hàng sẽ giảm khối lượng công việc đáng kể. Họ sẽ không cần dành nhiều thời gian cho các công việc thủ công như đặt lịch hẹn hay gửi email. Thay vào đó, hệ thống sẽ thực hiện các tác vụ này một cách chính xác nhất. Nhân viên chỉ cần tập trung vào các công việc quan trọng hơn như chăm sóc khách hàng và phát triển doanh thu.
>>> Tìm hiểu thêm: SAP là gì? Ứng dụng phần mềm SAP trong các doanh nghiệp
Đồng bộ hóa dữ liệu
Như đã đề cập trước đó, hệ thống sẽ tự đồng bộ hóa tất cả dữ liệu bán hàng (doanh thu, báo giá, lịch sử giao dịch) trên cùng 1 nền tảng. Điều này giúp người quản lý dễ dàng truy cập và quản lý các dữ liệu theo thời gian thực, đảm bảo mọi thông tin đều được đồng bộ và chính xác. Nhân viên sales cũng dễ dàng theo dõi được tiến độ làm việc của mình, đảm bảo không bỏ sót bất kì thông tin nào.
Đồng bộ hoá dữ liệu
Xử lý kịp thời
Nhờ vào tính năng có thể tạo mẫu báo cáo tự động, phần mềm sẽ giúp người dùng phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả bán hàng. Chẳng hạn chiến lược tiếp cận khách hàng đã phù hợp hay chưa? Chiến dịch marketing có tỷ lệ chuyển đổi như thế nào? Với những chỉ số cụ thể như vậy, bạn sẽ nhanh chóng xác định được đâu là “lỗ hổng” của quy trình và có chiến lược điều chỉnh kịp thời.
Tối ưu quy trình bán hàng
Một ưu điểm khác của SFA được người dùng đánh giá cao đó là loại bỏ các công đoạn không cần thiết trong quy trình. Nếu như trước đây đội ngũ bán hàng phải nhập liệu thủ công bằng tay để tạo báo giá, thì giờ đây nhờ ứng dụng SFA, báo giá sẽ được tạo hoàn toàn tự động dựa trên mẫu được thiết lập sẵn. Điều này giúp giảm thiểu thời gian xử lý, tránh được các lỗi do con người.
Quản lý khách hàng
Tốc độ phản hồi khách hàng là yếu tố quan trọng quyết định họ có sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của bạn không. Khi thị trường kinh doanh ngày càng khốc liệt, chỉ cần bạn phản hồi chậm 1 giây, khách hàng sẽ nhanh chóng tìm “phương án” mới để đáp ứng nhu cầu của họ.
Quản lý khách hàng với SFA
Sử dụng hệ thống Sales Force Automation sẽ giúp bạn tăng tốc độ phản hồi. Từ đó giữ chân khách hàng và cải thiện trải nghiệm của họ tại kênh mua sắm của mình.
Sự khác biệt giữa phần mềm SFA và CRM?
SFA và CRM (Customer Relationship Management) thường dễ bị nhẫm lẫn vì có nhiều tính năng tương tự. Chẳng hạn như cả hai hệ thống này đều lưu trữ - quản lý thông tin khách hàng và hỗ trợ mình đánh gia hiệu suất công việc tốt nhất.
Tuy nhiên, hai phần mềm này có mục đích sử dụng khác nhau. SFA được nhân viên và đội ngũ quản lý bán hàng sử dụng để thu hút khách hàng mới, đồng thời cải thiện quy trình bán hàng. Còn CRM được nhân viên chăm sóc khách hàng, marketing sử dụng để cải thiện mới quan hệ và giữ chân khách hàng hiện tại.
Nhìn chung, cả hai phần mềm này có mối quan hệ tương hỗ lẫn nhau. Bạn có thể kết hợp Sales Force Automation với Customer Relationship Management một cách linh hoạt để tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn SFA là gì cũng như vai trò mà hệ thống này mang lại trong quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Nếu bạn cần thêm thông các thông tin về phần mềm và kinh nghiệm bán hàng, đừng quên theo dõi website POS365. Chúng tôi sẽ mang đến những thông tin hữu ích nhất giúp bạn nâng cao hiệu quả kinh doanh!
