Quản lý đơn hàng ngành may có lẽ chưa bao giờ là công việc dễ dàng do những đặc thù về số lượng, mẫu mã… Vậy làm thế nào để quản lý đơn hàng may mặc hiệu quả? Những rủi ro thường xảy ra trong quá trình quản lý là gì? Câu trả lời sẽ được bật mí ngay sau đây, cùng POS365 tìm hiểu nhé!
I. Quản lý đơn hàng may mặc là gì?
Quản lý đơn hàng may mặc là việc quản lý, theo dõi thông tin liên quan đến đơn hàng từ khi bắt đầu tạo đơn, sản xuất, nhập kho thành phẩm, xuất kho thành phẩm và giao hàng nhằm đảm bảo yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng và thời gian.
Quản lý đơn hàng may mặc là gì?
Nhân viên quản lý đơn hàng may mặc sẽ tham gia vào tất cả các quy trình sản xuất từ khi bắt đầu nhận yêu cầu của khách hàng đến khi xuất hàng và nhận thanh toán từ khách hàng. Cũng như chịu trách nhiệm chính về đơn đặt hàng của khách, đảm bảo chất lượng hàng hoá cho các đơn hàng.
>> Đọc thêm: Mô tả chi tiết về công việc của nhân viên quản lý đơn hàng
II. Quy trình quản lý đơn hàng may mặc chi tiết
Dưới đây là quy trình quản lý đơn hàng ngành may cơ bản nhất mà mọi doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh trong lĩnh vực may mặc đều phải nắm rõ:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng
Những thông tin này càng chi tiết càng đảm bảo thông tin về yêu cầu đặt đơn được chính xác. Có thể khai thác những thông tin này từ hình ảnh, tài liệu kỹ thuật, thông số, định mức nguyên liệu…
Bước 2: Bàn giao thông tin cho bộ phận sản xuất
Yêu cầu về đơn đặt hàng sẽ được bàn giao ngay cho bộ phận sản xuất như thông tin về số lượng, chất lượng, hình ảnh sản phẩm…
Bước 3: Kiểm tra nguyên liệu tồn kho. Việc này giúp đáp ứng kế hoạch sản xuất cũng như có kế hoạch nhập thêm nguyên liệu kịp thời để trả đơn đúng thời hạn.
Bước 4: Lập kế hoạch sản xuất cùng bộ phận may .
Bước 5: Tiến hành phân công công việc cho các bộ phận liên quan.
Quy trình quản lý đơn hàng may mặc chi tiết
Bước 6: Theo dõi và giám sát quy trình sản xuất đơn hàng, đảm bảo đúng tiến độ.
Bước 7: Giải quyết những vấn đề phát sinh có thể xảy ra.
Bước 8: Giám sát hoạt động xuất hàng, hoàn thành các thủ tục liên quan.
Bước 9: Bàn giao thành phẩm cho khách hàng và quyết toán.
Bước 10: Xử lý các vấn đề phát sinh sau khi khách nhận đơn.
Bước 11: Lập báo cáo, trình lên cấp trên.
III. Những rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng may mặc
Trong quá trình sản xuất hay quản lý đơn hàng ngành may không thể tránh khỏi những sự cố phát sinh làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất, năng suất cũng như chất lượng thành phẩm. Hãy cùng tìm hiểu những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình sản xuất và quản lý đơn hàng may mặc ngay dưới đây:
3.1. Gặp sự cố kỹ thuật
Đây được coi là một trong những rủi ro không thể lường trước do ảnh hưởng bởi yếu tố kỹ thuật. Những sự cố kỹ thuật này có thể do máy móc hoạt động không được trơn tru và hiệu quả hay do quy trình vận hành chưa được phổ biến tới bộ phận sản xuất hoặc do nhân viên may thực hiện chưa đúng.
Gặp sự cố kỹ thuật
Khi đó, người quản lý phải đưa ra những biện pháp xử lý nhanh chóng, linh hoạt nhằm đảm bảo những yêu cầu về kỹ thuật, cũng như giúp quy trình vận hành được diễn ra trơn tru và hiệu quả. Tuy nhiên, để làm được điều này thì nhà quản lý phải nắm rõ các thông số kỹ thuật cũng như quy trình sản xuất của doanh nghiệp.
3.2. Thiếu nguyên liệu đầu vào
Rủi ro thường gặp ở các cơ sở trong quá trình quản lý đơn hàng ngành may đó là thiếu nguyên liệu đầu vào hay nguồn nguyên phụ liệu phát sinh thêm. Sự cố này xảy ra do việc kiểm tra, chuẩn bị nguồn nguyên liệu chưa chính xác và hiệu quả. Hay có những trường hợp phát sinh khác.
Thiếu nguyên liệu đầu vào
Người chịu trách nhiệm cần phải đưa ra biện pháp giải quyết bù nguyên liệu một cách kịp thời và nhanh chóng, tránh để ảnh hưởng tới tiến độ công việc gây chậm trễ đơn hàng. Đồng thời, bạn cũng nên có những phương án bổ sung trước đó, phòng trường hợp nhà cung cấp chính không có đủ nguyên liệu.
3.3. Vấn đề phát sinh sau khi bàn giao đơn hàng
Đây là những sự cố khó có thể kiểm soát bởi xuất phát từ nhiều nguyên nhân cũng như liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau như: chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ hay đóng gói, quá trình vận chuyển…
Vấn đề phát sinh sau khi bàn giao đơn hàng
Những vấn đề phát sinh này không được giải quyết một cách kịp thời, nhanh chóng và khéo léo sẽ ảnh hưởng tới uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp. Vì vậy, khi nhận được phản hồi từ phía khách hàng, bạn phải nhanh chóng tìm hiểu rõ nguyên nhân, bộ phận chịu trách nhiệm và lập tức xử lý các vấn đề.
>> Tham khảo thêm: Cách quản lý đơn hàng bằng Excel và giải pháp tốt nhất
IV. Cách quản lý đơn hàng ngành may hiệu quả
Quản lý đơn hàng may mặc không phải là điều dễ dàng, đòi hỏi nhà quản lý hay người chịu trách nhiệm phải am hiểu về ngành hàng, có kiến thức và kinh nghiệm để xử lý những vấn đề có thể xảy ra. Tuy nhiên, đừng lo lắng nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm, bạn có thể áp dụng những cách quản lý đơn hàng hiệu quả dưới đây.
4.1. Nguyên tắc nhập trước, xuất trước
Đây là nguyên tắc quản lý đơn hàng may mặc đầu tiên mà chúng tôi muốn bật mí cho bạn đọc. Nguyên tắc nhập trước, xuất trước nhằm kiểm soát số lượng đơn hàng, tránh trường hợp bỏ sót hay nhầm lẫn đơn hàng.
Nguyên tắc nhập trước, xuất trước
Khi đó, giúp nhà quản lý vận, giám sát quy trình một cách quy củ, chính xác, đơn giản và tránh được những sai sót đáng tiếc có thể xảy ra. Ngoài ra, dễ dàng kiểm tra và xử lý khi có những sự cố xảy ra.
4.2. Chỉ nhập dữ liệu cho đơn hàng một lần
Việc lập dữ liệu một lần nhằm tránh việc trùng lặp, khiến hệ thống dữ liệu cho đơn hàng không tương đồng sẽ dẫn tới những sai số. Từ đó khiến việc quản lý, kiểm tra mất thời gian và khó khăn hơn.
Chỉ nhập dữ liệu cho đơn hàng một lần
Đối với những doanh nghiệp nhỏ thì việc xử lý những vấn đề sai số có thể dễ dàng hơn so với những doanh nghiệp lớn. Bởi chỉ cần một sai số nhỏ cũng gây ảnh hưởng rất lớn đề quy trình sản xuất cũng như các bộ phận liên quan. Vì vậy, ngay từ ban đầu, người chịu trách nhiệm hãy lưu ý nhập số liệu cẩn thận, rà soát thông tin một cách chính xác và chỉ nên nhập lần duy nhất.
4.3. Theo dõi và giám sát tình trạng đơn hàng
Để quản lý đơn hàng ngành may hiệu quả thì việc theo dõi, giám sát tình trạng đơn hàng là bước không thể bỏ qua.
Nhằm tránh việc chồng chéo, sai sót, nhầm lẫn đơn hàng thì nhà quản lý nên biết cách theo dõi sát sao trạng thái đơn hàng. Việc theo dõi càng sát sao càng chính xác sẽ giúp cho việc phát hiện những vấn đề phát sinh ở khâu nào rồi đưa ra những biện pháp xử lý kịp thời và hiệu quả.
Theo dõi và giám sát tình trạng đơn hàng
Hiện nay vẫn có nhiều doanh nghiệp theo dõi tình trạng đơn hàng bằng Excel. Đây được coi là công cụ phổ biến nhất hiện nay, tuy nhiên vẫn tồn tại nhiều bất cập khi phải nhập thủ công trạng thái đơn hàng, có thể xảy ra những sai sót, nhầm lẫn trong quá trình nhập liệu.
4.4. Quản lý trạng thái tồn kho đơn hàng
Bên cạnh việc quản lý, giám sát quy trình quản lý đơn hàng ngành may thì việc quản lý trạng thái tồn kho đơn hàng cũng rất quan trọng và cần thiết. Nhà quản lý cần quản lý bao quát toàn bộ những vấn đề liên quan tới đơn hàng, kiểm tra tình trạng kho sản phẩm, nguyên phụ liệu để có phương án bổ sung hợp lý.
Quản lý trạng thái tồn kho đơn hàng
Hiện nay vẫn còn nhiều doanh nghiệp quản lý kho hàng hoá bằng phương pháp thủ công. Tuy nhiên đây là phương pháp không tối ưu, gây mất thời gian, công sức và nhân lực. Đặc biệt với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh quy mô vừa và nhỏ thường không chú trọng việc sử dụng công nghệ quản lý đơn hàng và quản lý kho. Từ đó gây ra những hậu quả đáng tiếc như nhầm lẫn, sai sót, thừa thiếu nguyên vật liệu gây lãng phí….
4.5. Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng - Giải pháp an toàn và hiệu quả
Giải pháp hiệu quả dành cho mọi doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh trong việc quản lý kho, quản lý đơn hàng hiện nay đó là sử dụng phần mềm quản lý thông minh và hiệu quả.
Phần mềm quản lý hàng hóa POS365
Phần mềm quản lý cửa hàng POS365 tự hào là phần mềm quản lý đơn hàng hiệu quả nhất hiện nay với hơn 90.000 khách hàng tin tưởng sử dụng trên khắp cả nước với những tính năng vượt trội:
-
Quản lý quy trình sản xuất đơn hàng: Nhà quản lý dễ dàng theo dõi quy trình, tiến độ sản xuất, kịp thời xử lý những vấn đề phát sinh xảy ra. Từ đó đưa ra những chiến lược cụ thể để gia tăng hiệu suất.
-
Quản lý nguyên vật liệu hiệu quả: Thống kê chi tiết những nguyên liệu đã sử dụng, số lượng, tồn kho…. Bên cạnh đó, trong quá trình sản xuất phần mềm POS365 thống kế và báo cáo chi tiết những trường hợp thiếu hoặc thừa nguyên liệu sản xuất.
-
Lập kế hoạch và báo cáo chi tiết: Hệ thống cho phép người dùng lập kế hoạch sản xuất khoa học, quản lý nhanh chóng toàn bộ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, quản lý chặt chẽ quy trình sản xuất và bán hàng.
-
Báo cáo tự động chính xác: Giúp nhà quản lý theo dõi tình trạng sản phẩm hàng hoá trong kho theo thời gian thực. Cũng như xem chi tiết báo cáo về hàng tồn kho/ nhập kho và chi phí của từng đơn hàng.
Hy vọng rằng với những thông tin hữu ích về cách quản lý đơn hàng ngành may hữu ích mà chúng tôi đem đến sẽ giúp bạn có cho mình những kế hoạch quản lý đơn hàng may mặc hiệu quả và chính xác. Mọi thắc mắc vui lòng liên Hotline 1900 4515 để được giải đáp và tư vấn miễn phí nhé!
>> Xem ngay: Top 8 phần mềm quản lý đơn hàng tốt nhất hiện nay
