Các bước xây dựng và quản lý cửa hàng bán lẻ hiệu quả [2024]

---

Mô hình kinh doanh bán lẻ rất phổ biến tại Việt Nam, đáp ứng được nhiều yếu tố đồng thời thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của người dân. Dưới đây, POS365 xin chia sẻ các bước xây dựng và quản lý cửa hàng bán lẻ hiệu quả 2024 để bạn tham khảo:

I. Các phương pháp quản lý cửa hàng bán lẻ

Hiện nay có 2 phương pháp chính để quản lý cửa hàng bán lẻ là: Quản lý theo phương pháp truyền thống và quản lý bằng việc sử dụng phần mềm.

1. Quản lý theo phương pháp truyền thống

Quản lý theo phương pháp truyền thống thường phù hợp với những cửa hàng nhỏ lẻ. Người quản lý thường ghi chép, báo cáo tình hình bằng tay hoặc quản lý cửa hàng bán lẻ bằng excel. Phương pháp truyền thống này hoàn toàn miễn phí, thủ công và dễ thực hiện, tuy nhiên lại rất tốn thời gian và công sức. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp và quản lý nhiều chuỗi cửa hàng ở nhiều địa điểm khác nhau. 

Quản lý theo phương pháp truyền thống

2. Quản lý bằng việc sử dụng phần mềm

Trong thời kỳ chuyển đổi số hiện nay, nếu muốn quản lý cửa hàng hiệu quả và không bị tụt hậu thì việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là phương án vô cùng tối ưu. Phần mềm bán hàng có thể giúp chủ kinh doanh dễ dàng kiểm soát lượng hàng hóa, quản lý thu - chi và hoạt động buôn bán của cửa hàng. 

Quản lý bằng phần mềm bán hàng hiệu quả, tiện lợi

II. Cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ

Dưới đây là kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả mà các chủ kinh doanh hiện nay đã và đang áp dụng thành công: 

1. Quản lý tài chính

Quản lý tài chính sẽ bao gồm việc quản lý doanh thu, chi phí; quản lý công nợ cửa hàng,...

1.1. Quản lý doanh thu, chi phí

Doanh thu là tất cả các khoản thu được khi bán được sản phẩm hoặc dịch vụ, và chi phí là các khoản chi trả cố định hoặc phát sinh trong quá trình kinh doanh. Chi phí vận hành cửa hàng bao gồm: Chi phí thuê mặt bằng, tiền trả lương cho nhân viên, chi phí sửa chữa, chi phí nhập hàng,...

Quản lý doanh thu - chi phí

>> Tìm hiểu thêm: Những cách làm tăng doanh thu cho cửa hàng bán lẻ hiệu quả

1.2. Quản lý công nợ

Chủ kinh doanh cần phải đảm bảo khả năng lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến các khoản thu, phải trả cho khách hàng và nhà cung cấp, nhằm đảm bảo việc thanh toán và thu hồi nợ diễn ra suôn sẻ cũng như kiểm soát tốt các khoản nợ.

Nếu không kiểm soát và xử lý nhanh các khoản thu chi này thì công việc kinh doanh của cửa hàng có thể xảy ra các vấn đề khi công nợ tồn đọng quá nhiều. Việc thường xuyên kiểm tra và phân loại các khoản nợ cũng giúp chủ kinh doanh sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề hoặc các rủi ro mới phát sinh. 

1.3. Quản lý dòng tiền

Với mục đích quản lý dòng tiền hiệu quả thì trước tiên bạn phải giải đáp được những câu hỏi sau đây:

• Bạn sẽ lấy nguồn vốn ở đâu (huy động vốn, tìm nhà đầu tư hay vay ngân hàng);

• Làm thế nào để tận dụng nguồn vốn hiệu quả?

• Thời gian để hoàn vốn là bao lâu?

• Tổng doanh thu của cửa hàng trong 1 tháng/quý/năm là bao nhiêu? 

• Lợi nhuận trung bình trong một năm là bao nhiêu?

• Chi phí bỏ ra hàng tháng giữa các cửa hàng có chênh lệch nhiều không?

Quản lý dòng tiền - Quản lý cửa hàng bán lẻ

2. Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến vận hành cửa hàng, sức mua và tỷ lệ khách hàng trung thành.

2.1. Quản lý chấm công và năng suất làm việc

Quản lý thời gian làm việc của nhân viên sẽ giúp cấp quản lý nắm bắt được năng suất làm việc, tinh thần và thái độ của nhân viên cửa hàng. Để có thể làm được điều này thì cấp quản lý cần có công cụ thiết yếu hỗ trợ báo cáo và kiểm tra hoạt động làm việc của nhân viên. 

Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều ứng dụng công nghệ vào quản lý chấm công. Nhân viên sẽ sử dụng thiết bị di động để thực hiện check in và check out. Quản trị viên cũng có thể kiểm tra thông tin về hoạt động của nhân viên trên hệ thống admin theo thời gian thực vào bất kỳ thời gian và ở bất kỳ đâu.

>> Xem thêm: 10 Chiến lược kinh doanh bán lẻ đột phá năm 2023

2.2. Tuyển dụng

Khi tuyển dụng vị trí nhân viên bán hàng không cần đòi hỏi quá cao, mà cần phải chú ý đến kinh nghiệm bán hàng và thái độ làm việc của nhân viên. Một nhân viên bán hàng có triển vọng cần nắm tốt tâm lý khách hàng và hiểu rằng khách hàng là người mang lại lợi nhuận cho cửa hàng. Do đó, khi tuyển dụng nhân viên bán hàng cần chú trọng vào tiêu chí tư duy bán hàng và thái độ bán hàng của ứng viên.

Một điểm quan trọng cần lưu ý nữa là cần trình bày rõ thông tin công việc khi tuyển dụng để các ứng viên nắm bắt rõ tính chất và yêu cầu của công việc. Việc này sẽ tránh gây mất thời gian cho nhân sự trước khi thực hiện các bước sàng lọc đơn ứng tuyển. 

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên cửa hàng

2.3. Đào tạo và thiết lập lộ trình nghề nghiệp rõ ràng

Theo khảo sát, vì tính chất của công việc thì tỷ lệ giữ chân của nhân viên bán hàng khá thấp so với các ngành nghề khác. Để có thể truyền động lực và đào tạo các kỹ năng cho nhân viên của cửa hàng, hãy thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo giúp nhân viên phát triển kỹ năng và học hỏi những kiến thức phù hợp. Việc này sẽ giúp quản lý thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, giúp tiến độ công việc suôn sẻ hơn cũng như tăng sự gắn kết giữa nhân viên và ban lãnh đạo.

2.4. Trao quyền cho nhân viên

Một trong những giải pháp để quản lý nhân viên hiệu quả chính là trao quyền cho nhân viên. Nhân viên tại cửa hàng có thể chủ động thực hiện, sắp xếp công việc cũng như đánh giá hiệu quả công việc của mình. Cấp quản lý có thể tạo điều kiện giúp nhân viên tiếp cận những vấn đề liên quan đến công việc như quản lý nguồn tiền, kho hàng, giấy tờ,...

3. Quản lý khách hàng

Việc quản lý dữ liệu khách hàng để hình thành nguồn khách hàng thân thiết là phần rất quan trọng. Nắm được dữ liệu thông tin khách hàng, chủ kinh doanh có thể phân tích nhu cầu và tâm lý của người tiêu dùng. Từ đó sẽ xây dựng chiến lược cụ thể thu hút được nguồn khách hàng tiềm năng. 

Quản lý khách hàng

4. Kiểm soát hàng hóa

Việc kiểm soát hàng hóa sẽ bao gồm những công việc như: Kiểm tra nguồn hàng; kiểm soát tồn kho; quản lý hết hạn sử dụng; quản lý bán hàng; 

4.1. Nguồn hàng

Trong quá trình kinh doanh cửa hàng bán lẻ, việc quản lý hàng hóa là điều rất quan trọng mà bất kỳ cấp quản lý nào cũng cần phải chú ý. Các công việc mà cấp quản lý cần phải kiểm tra nguồn hàng như:

• Kiểm tra nguồn gốc, xuất xứ của sản phẩm;

• Kiểm tra nguyên liệu;

• Kiểm tra chất lượng sản phẩm;

• Kiểm tra số lô và ngày còn hạn;

Quản lý nguồn hàng - Quản lý cửa hàng bán lẻ

4.2. Kiểm soát tồn kho

Kiểm soát và quản lý tồn kho sẽ giúp các chủ cửa hàng tránh được những vấn đề sau đây:

• Việc thất thoát hàng hóa không đáng có;

• Chi phí cơ hội do mất đi khả năng bán được hàng hóa khi cửa hàng hết hàng;

• Tối ưu chi phí quản lý hàng tồn kho nhờ sự luân phiên tối ưu giữa hàng nhập và hàng xuất kho.

4.3. Quản lý hết hạn sử dụng

Khi kinh doanh cửa hàng bán lẻ thì phải luôn luôn cập nhật và nắm bắt được hạn sử dụng của các sản phẩm có trong cửa hàng, để giúp các cửa hàng hạn chế tình trạng lãng phí chi phí đầu vào.

Khi biết được số ngày còn lại trước khi hết hạn của sản phẩm thì cấp quản lý có thể chủ động đưa các những chương trình phù hợp để kích thích nhu cầu mua hàng của người tiêu dùng. Theo đó, cửa hàng có thể giảm thiểu chi phí mất đi do hàng hóa hết hạn.

Quản lý hết hạn sử dụng - Quản lý cửa hàng bán lẻ

4.4. Quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng tại cửa hàng bán lẻ sẽ liên quan đến một số công việc sau:

• Trưng bày, sắp xếp sản phẩm tại cửa hàng;

• Quản lý doanh số bán hàng mỗi ngày;

• Lập báo cáo bán hàng mỗi ngày;

• Thống kê và phân tích các sản phẩm bán chạy;

• Quản lý thái độ bán hàng của nhân viên;

5. Quản lý chất lượng cửa hàng

Quản lý chất lượng cửa hàng sẽ bao gồm những công việc như: Quản lý hư hỏng thiết bị, quản lý trưng bày cửa hàng:

5.1. Quản lý hư hỏng thiết bị

Để các chủ kinh doanh có thể chủ động trong việc quản lý thiết bị hư hỏng thì bạn nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Hơn nữa, nhân viên cũng có thể báo cáo cho bên liên quan một cách nhanh chóng về tình trạng hư hỏng của thiết bị nhằm kịp thời đưa ra các biện pháp sửa chữa, bảo trì tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Việc này cũng sẽ tránh ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng tại cửa hàng bán lẻ.

Quản lý hư hỏng thiết bị cửa hàng tạp hóa

5.2. Quản lý trưng bày

Quản lý trưng bày cũng đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý cửa hàng bán lẻ, thu hút sự chú ý và mang lại trải nghiệm mua sắm tốt cho người tiêu dùng. Từ đó, khách hàng có thể đưa ra quyết định mua hàng nhanh chóng. 

Những điểm cần lưu ý khi quản lý trưng bày cửa hàng:

• Cách sắp xếp, trang trí các kệ hàng;

• Trưng bày các sản phẩm cần được chú ý;

• Nghiên cứu về hành vi di chuyển của người tiêu dùng khi tham quan cửa hàng để có thể đưa ra cách bài trí ấn tượng;

• Truyền đạt đến nhân viên dễ hiểu để họ có thể nắm bắt được layout trưng bày một cách tốt nhất;

• Kiểm tra việc triển khai trưng bày của nhân viên tại các cửa hàng;

• Đánh giá hiệu quả của việc trưng bày;

Nội dung bài viết trên đây POS365 đã chia sẻ đầy đủ các bước xây dựng và quản lý cửa hàng bán lẻ hiệu quả để các chủ kinh doanh tham khảo. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì cần được tư vấn có thể để lại bình luận dưới đây để được CSKH hỗ trợ nhanh nhất có thể!

>> Xem thêm: Review phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ tốt nhất 2024