Hướng dẫn cách quản lý công nợ bằng excel mới nhất 2024

---

Phương pháp quản lý công nợ bằng excel là một trong những cách thức theo dõi công nợ hiệu quả và phù hợp với những cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hãy cùng POS365 khám phá về cách quản lý này cũng như tìm hiểu phương pháp quản lý thông minh và hiện đại nhất hiện nay nhé! 

I. File Excel quản lý công nợ là gì? 

File Excel quản lý công nợ được hiểu là cách theo dõi, kiểm soát tình hình công nợ của khách hàng hay nhà cung cấp bằng file dữ liệu Excel. Người dùng nhập thông tin vào file Excel, từ đó quản lý công nợ một cách chi tiết và nhanh chóng. 

File Excel quản lý công nợ là gì?

Công nợ bao gồm: Công nợ khách hàng và Công nợ nhà cung cấp 

• Công nợ khách hàng: Bạn phải quản lý trực tiếp các khoản phải thu phát sinh từ việc mua hàng. Chẳng hạn, khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán, số tiền sẽ được ghi nhận là công nợ phải thu. 

• Công nợ nhà cung cấp: Là công nợ phát sinh khi cửa hàng nhận hàng từ nhà cung cấp. Những khoản này nếu không thanh toán ngay thì sẽ được ghi nhận là công nợ phải trả. 

Hiện nay, quản lý công nợ bằng Excel là phương pháp quản lý đơn giản và phổ biến nhất, đặc biệt hoàn toàn miễn phí, phù hợp với nhiều đối tượng và nhiều mô hình kinh doanh vừa và nhỏ. 

II. File Excel quản lý kho nên có những gì?

Tương tự như File Excel quản lý công nợ, File Excel quản lý kho cần chứa đầy đủ các thông tin và dữ liệu cần thiết như sau: 

File Excel quản lý kho nên có những gì?

File Excel xuất nhập hàng hoá: Yêu cầu bảng dữ liệu

• Sổ nhập kho: số đơn hàng, sản phẩm, tồn kho đầu và cuối ngày, nhập – xuất trong ngày.

• Sổ chi tiết hàng hoá: tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất – nhập – tồn kho, chứng từ, diễn giải chi tiết.

• Báo cáo xuất – nhập – tồn: tên hàng, mã hàng, số dư đầu kỳ, đơn vị tính, xuất – nhập trong kỳ, tồn kho cuối kỳ.

• Sổ nhập kho cần in: Ngày tháng, chứng từ, diễn giải chi tiết, nhập xuất  tồn, số lượng, giá.

File quản lý kho trên Excel yêu cầu mẫu phiếu nhập – xuất kho: STT, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, vật tư, mã hàng, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền.

>> Xem ngay: Phần mềm quản lý kho Excel có tốt không? Giải pháp là gì?

III. Những ưu điểm khi sử dụng File Excel quản lý kho và công nợ

Excel là công cụ thiết lập bảng tính giúp lưu trữ thông tin dưới dạng bảng biểu, hàm tính hỗ trợ đắc lực trong việc tính toán trực tiếp trên file. File Excel quản lý bán hàng và công nợ nổi bật với những tính năng tuyệt vời sau đây. 

3.1. Phân loại và thống kê dữ liệu dễ dàng  

Excel là dạng bảng tính nên được chia cột rõ ràng, nhờ đó mà thông tin được thống kê một cách dễ nhìn và khoa học. Bạn có thể thiết kế mẫu theo dõi công nợ dựa trên thông tin mà bạn cần kiểm soát như: số thứ tự, tên khách hàng, công nợ, ngày tháng… 

Phân loại và thống kê dữ liệu dễ dàng

Những thông tin này được nhập một cách đơn giản, ngắn gọn, rõ ràng và tối ưu để dễ dàng hơn trong việc rà soát, kiểm tra tránh gây nhầm lẫn. 

3.2. Truy xuất dữ liệu nhanh chóng

Quản lý công nợ bằng Excel cung cấp cho người dùng khả năng tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện. Bạn chỉ cần mở file và tìm kiếm ngày/ tháng/ năm hoặc họ tên khách hàng/ nhà cung cấp là bạn nhận được ngay thông tin và số liệu cần tìm. 

Truy xuất dữ liệu nhanh chóng

Như vậy, với việc quản lý bằng Excel người dùng không mất nhiều thời gian để tìm kiếm cũng như việc truy xuất dữ liệu một cách chính xác và khoa học, giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm. 

3.3. Không mất phí 

Excel là phần mềm hoàn toàn miễn phí được sử dụng phổ biến trên thế giới. Đây được coi là một trong những ưu điểm nổi bật của Excel. 

Hơn thế nữa, phần mềm Excel được cài đặt trực tiếp trên máy tính, rất thuận lợi cho các chủ cửa hàng sử dụng, đặc biệt khi họ chưa sẵn sàng để đầu tư chi phí cho những phần mềm quản lý công nợ chuyên nghiệp khác. 

IV. Những hạn chế khi theo dõi công nợ bằng Excel 

Song song với những ưu điểm mà File Excel quản lý bán hàng và công nợ mang lại, công cụ này còn tồn tại một vài điểm hạn chế khiến việc quản lý trở nên bất cập hơn, cụ thể như sau: 

4.1. Dễ nhầm lẫn

Đối với những nhà hàng hay cửa hàng kinh doanh có quy mô kinh doanh lớn, sở hữu những kho hàng lớn, mã hàng hoá nhiều đi kèm với việc nhập liệu hàng hoá lên file thủ công sẽ dễ xảy ra tình trạng sai sót. Và mỗi lần nhầm lẫn như vậy, kế toán phải tốn nhiều thời gian để rà soát và sửa chữa. 

Dễ nhầm lẫn

Vì vậy mà đây được coi là nhược điểm lớn khi sử dụng excel quản lý công nợ. Nếu sử dụng file excel quản lý công nợ phải thu khách hàng thì bạn phải theo dõi và kiểm soát một cách chính xác và chặt chẽ. Để kịp thời giải quyết những vấn đề về sai sót có thể xảy ra. 

4.2. Quản lý thông tin và bảo mật kém 

Đây được coi là nhược điểm lớn nhất khi quản lý công nợ bằng excel. Mọi thông tin, dữ liệu được lưu trên file sẽ được cập nhật trên hệ thống máy tính và được nhiều bộ phận sử dụng cũng như dễ dàng xảy ra tình trạng rò rỉ thông tin quan trọng. 

Quản lý thông tin và bảo mật kém

Ngoài ra, đối thủ cạnh tranh hay hacker có thể dễ dàng xâm nhập dữ liệu thông tin khi người dùng không may click vào link virus nào đó. 

4.3. Các hàm tính phức tạp, dễ sai sót 

Việc thiết lập và xây dựng các công thức tính toán khác nhau cho từng mã hàng hoá là điều không hề dễ dàng với các kế toán. Bên cạnh việc gặp phải những sai sót thì vấn đề gây mất thời gian trong việc tìm kiếm và khắc phục cũng là một trong những trở ngại lớn. 

V. Cách tạo file quản lý công nợ bằng excel 

Sau đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo file quản lý công nợ bằng excel dành cho người mới, bạn có thể tham khảo để nắm rõ quy trình tạo file theo dõi công nợ cơ bản nhất. 

5.1. Những thành phần trong file excel công nợ 

Khi tạo File Excel quản lý bán hàng và công nợ cho doanh nghiệp thì bạn cần tạo 3 sheet có liên kết với nhau bao gồm: Danh mục khách hàng/ nhà cung cấp; Báo cáo công nợ chi tiết hay sổ chi tiết công nợ và Báo cáo công nợ tổng hợp. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về các danh mục này nhé! 

5.1.2. Danh mục khách hàng/ nhà cung cấp

Đây là mục đầu tiên của biểu mẫu của file excel quản lý công nợ và cần cung cấp đầy đủ các thông tin như sau: 

• Mã khách hàng: Được mã hoá theo tên khách hàng 

• Tên khách hàng: Tên khách hàng đang sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp 

• Địa chỉ liên hệ, số điện thoại 

• Mã số thuế 

• Ghi chú nếu cần thiết 

• ….. 

Danh mục khách hàng/ nhà cung cấp

Tại phần khai báo thông tin này, việc cung cấp càng nhiều thông tin về khách hàng cùng giúp nhà quản lý dễ theo dõi và quản lý công nợ bằng excel một cách chi tiết và chính xác. 

5.1.3. Báo cáo công nợ chi tiết

Sổ chi tiết công nợ hay báo cáo công nợ chi tiết giúp doanh nghiệp nắm bắt được chi tiết các khoản công nợ của từng khách hàng/ nhà cung cấp với các thông tin chi tiết như sau: 

• Mã khách hàng 

• Tên khách hàng, địa chỉ liên hệ: Tự động cập nhật theo mã khách hàng đã khai báo ở phần danh mục khách hàng 

• Ngày/ tháng/ năm ghi nhận có công nợ còn phải thu 

• Số chứng từ ghi nhận nợ 

• Nội dung trong giao dịch bán 

• Phải thu: Số tiền còn nợ sau bán cần phải thanh toán 

• Đã thu: Tổng số tiền đã thanh toán được tất cả hoặc một phần công nợ còn thiếu 

• Ghi chú nếu có 

• …. 

 Báo cáo công nợ chi tiết

Thông thường kế toán sẽ mở sổ chi tiết cho từng đối tượng. Ví dụ, đối với các tài khoản như tài khoản 331,131,141 thì sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả người bán là những mẫu sổ chi tiết công nợ phổ biến nhất. 

Các khoản công nợ được cập nhật kịp thời vào sổ chi tiết ngay khi phát sinh: Cuối tháng, kế toán công nợ sẽ tổng hợp lại để tính tổng công nợ với từng khách hàng, nhà cung cấp sau đó đối chiếu số liệu hai bên. 

Bảng biểu theo dõi công nợ không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt công nợ trên từng đối tượng cụ thể, riêng biệt từ đó doanh nghiệp  biết được công nợ của mình với từng đối tác để thanh toán/ thu hồi. Cùng với đó hỗ trợ kiểm tra, rà soát dễ dàng hơn nếu phát hiện số liệu bị sai lệch. 

5.1.4. Báo cáo công nợ tổng hợp

Là phần cuối cùng trong bảng biểu quản lý công nợ bằng excel. Kế toán dựa vào bảng này và chốt công nợ phải thu, phải trả của từng khách hàng dựa trên tổng số lần nhập - xuất hàng. 

Báo cáo công nợ tổng hợp

Báo cáo công nợ tổng hợp phải trả bao gồm các thông tin sau: 

• Số thứ tự 

• Các nội dung liên quan đến sản phẩm và khách hàng/ nhà cung cấp (tên gọi, mã hàng, cột phân loại khách hàng/ nhà cung cấp)

• Các thông tin dữ liệu về công nợ phải trả như: phải trả bắt đầu, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, phải trả giảm, phải trả cuối kỳ… 

5.2. Các bước tạo file quản lý công nợ trên Excel

Với phương pháp quản lý công nợ khách hàng bằng Excel miễn phí, người dùng sẽ dễ dàng theo dõi công nợ phải thu, phải trả một cách chi tiết nhất. Từ đó sẽ có được những quyết định về công nợ chính xác và hiệu quả. Bên cạnh đó, cách theo dõi công nợ trên Excel cũng khá đơn giản và dễ dàng, giúp chủ cửa hàng thuận tiện hơn khi quản lý.

Các bước tạo file quản lý công nợ trên Excel

Bạn có thể tham khảo các bước tạo file quản lý công nợ bằng Excel sau để có thể áp dụng thành công trong thực tế.

• Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Excel và tạo file mới

• Bước 2: Nhập các cột STT, tên khách hàng/nhà cung cấp, mã khách hàng, nợ đầu kỳ, phát sinh nợ, nợ cuối kỳ

• Bước 3: Nhập thông tin tương ứng vào các cột, trong đó cột nợ cuối kỳ lập hàm tính lấy nợ đầu kỳ trừ phát sinh để ra nợ cuối kỳ.

>> Đọc thêm: Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel tốt nhất

VI. Mẫu file Excel quản lý kho và công nợ 

Bạn có thể tham khảo một số biểu mẫu quản lý công nợ excel đơn giản, có thể thực hiện và áp dụng trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh như: thời trang, làm đẹp, tạp hoá, siêu thị mini… ngay dưới đây nhé. 

6.1. Mẫu quản lý công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn 

Đối với biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel quản lý công nợ này sẽ giúp nhà quản lý theo dõi được: 

• Báo cáo tổng quan về tình hình bán hàng, thu tiền của người bán hàng/ nhân viên bán hàng 

• Báo cáo tình hình mua hàng hoá đối với khách hàng và nhà cung cấp 

• Theo dõi công nợ đối với từng khách hàng, nhà cung cấp theo thời điểm và từng đơn hàng để xem có phát sinh hay không? Hạn thanh toán? Ngày quá hạn?.... 

Mẫu quản lý công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn

Khi quản lý công nợ bằng excel nhà quản lý sẽ theo dõi một cách dễ dàng nguồn thu chi doanh nghiệp của mình và có báo cáo về doanh thu chính xác nhất. 

6.2. Mẫu file excel quản lý bán hàng và công nợ phải thu, phải trả

Đây được coi là mẫu file excel quản lý kho và công nợ đơn giản tiếp theo mà POS365 muốn gợi ý cho bạn đọc về cách lập biểu mẫu theo dõi công nợ phải thu - phải trả để nắm được số liệu về khách hàng/ nhà cung cấp như: tên, địa chỉ, mã khách hàng/ nhà cung cấp, số điện thoại… 

Mẫu file excel quản lý bán hàng và công nợ phải thu, phải trả

Cùng với đó, file quản lý công nợ bằng excel miễn phí còn giúp kiểm soát được thông tin công nợ phải trả như: phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, phải trả giảm, phải trả cuối kỳ… 

VII. Giải pháp quản lý công nợ hiệu quả - Phần mềm theo dõi công nợ POS365  

Quản lý công nợ bằng Excel hiện nay là công cụ được sử dụng phổ biến và hoàn toàn miễn phí, tuy nhiên phương pháp này chỉ phù hợp với những cửa hàng có quy mô nhỏ, số lượng hàng hoá ít và nghiệp vụ đơn giản. Bên cạnh đó, file excel quản lý bán hàng và công nợ là file offline lưu trên máy tính nên dễ gặp phải tình trạng rò rỉ thông tin, mất dữ liệu và khó phục hồi lại. 

Do đó, giải pháp thay thế cho quản lý công nợ excel hiện nay đó là sử dụng phần mềm quản lý công nợ thông minh và hiện đại. Ứng dụng quản lý phần mềm công nợ POS365 cho phép người dùng theo dõi và kiểm soát công nợ khách hàng/ nhà cung cấp một cách dễ dàng, thuận tiện và hiệu quả. 

Phần mềm quản lý công nợ POS365

Những dữ liệu thông tin về thu chi sẽ được lưu lại và tự động tính vào báo cáo công nợ. Bạn có thể theo dõi thông tin công nợ ở bất cứ đâu, kể cả khi không có mặt tại cửa hàng. 

Phần mềm quản lý công nợ POS365 có thể theo dõi công nợ chi tiết đến từng hóa đơn, từng hợp đồng của cùng một đối tượng khách hàng/ nhà cung cấp. Từ đó giúp doanh nghiệp dễ dàng đối soát công nợ khi cần thanh toán mà không lo tranh chấp vì mọi giao dịch đều được ghi nhận chi tiết đến từng đơn hàng, thậm chí từng sản phẩm hàng hoá trong đơn hàng. 

Quan trọng hơn, các dữ liệu được đồng bộ trên đám mây, bạn có thể truy cập vào phần mềm bằng nhiều thiết bị khác nhau như laptop, tablet hay smartphone. Đặc biệt dữ liệu được bảo mật tuyệt đối, hạn chế những rủi ro về rò rỉ thông tin. Hệ thống quản lý công nợ thông minh còn có các tính năng hỗ trợ khác như: theo dõi công nợ, đối soát công nợ khi đến kỳ thanh toán, báo cáo công nợ từ tổng quan đến chi tiết như công nợ theo khách hàng, theo nhà cung cấp, theo thời gian,...

Hy vọng rằng với những thông tin hữu ích về quản lý công nợ bằng excel mà chúng tôi bật mí trong bài viết này sẽ giúp bạn có cho mình những kiến thức cơ bản cũng như cách quản lý công nợ excel hiệu quả nhất hiện nay. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ hotline 1900 4515 để được tư vấn và giải đáp miễn phí nhé! 

>> Tìm hiểu thêm: Top 10 Phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện nay