Làm thế nào để quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả và khoa học?

---

Quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả vẫn luôn là bài toán khó khiến các nhà quản trị phải đau đầu. Sau đây là những giải pháp hữu ích mà POS365 gợi ý cho bạn, giúp việc quản lý chuỗi trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Đừng bỏ lỡ nhé!

I. Quản lý chuỗi cửa hàng là gì? 

Quản lý chuỗi cửa hàng là việc kiểm soát và theo dõi toàn bộ quá trình vận hàng, hoạt động của chuỗi cửa hàng. Những dữ liệu, thông tin hoạt động được tổng hợp thành các báo cáo chi tiết, giúp nhà quản trị nắm được các hoạt động kinh doanh và các chiến lược đầu tư phát triển. 

Mô hình quản lý chuỗi cửa hàng có sự phân cấp bậc trong quản lý chi nhánh cho một hệ thống cửa hàng. Các chi nhánh cửa hàng vừa hoạt động độc lập, vừa có sự liên kết với nhau trong các khâu cần thiết. 

Quản lý chuỗi cửa hàng là gì? 

Chẳng hạn, chuỗi cửa hàng bún bò Nét Huế ở Hà Nội. Mỗi chi nhánh hay cơ sở kinh doanh sẽ hoạt động riêng lẻ với mức doanh thu, chi phí đầu tư, đội ngũ nhân viên khác nhau nhưng trong khâu chế biến món ăn thì đều sử dụng chung một công thức nấu ăn. Những công thức và nguyên liệu chế biến từ bếp tổng và phân phối đến các chi nhánh cửa hàng trên toàn khu vực nội thành Hà Nội. 

II. Những vấn đề thường gặp khi quản lý chuỗi cửa hàng 

Hiện nay, việc mở rộng quy mô và chi nhánh các chuỗi cửa hàng đã quá quen thuộc với chủ kinh doanh và người tiêu dùng. Việc mở chi nhanh kinh doanh ở những địa điểm khác nhau không chỉ giúp khách hàng mua sắm thuận tiện, dễ dàng mà còn giúp chủ kinh doanh tối đa doanh thu, nâng cao sự cạnh tranh nhận diện thương hiệu. 

Những vấn đề thường gặp khi quản lý chuỗi cửa hàng

Bên cạnh đó, những vấn đề về quản lý chuỗi cửa hàng vẫn còn là vấn đề và gây nhiều khó khăn cho chủ kinh doanh. Một vài vấn đề thường gặp khi quản lý chuỗi cửa hàng mà bạn nên biết đó là: 

• Khó kiểm soát được hết chất lượng nguồn hàng: quy trình kiểm tra chất lượng nguồn hàng hoá, nguyên vật liệu đầu vào đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên, việc quản lý này sẽ gặp những khó khăn nhất định khi chủ kinh doanh không có phương pháp quản lý kho hàng một cách hiệu quả. 

• Khó khăn trong quản lý nhân sự: khoảng cách giữa các cửa hàng khiến nhà quản lý không thể sát sao đến tất cả nhân viên trên toàn hệ thống. Vì thế, cửa hàng phải đối mặt với vấn đề nhân viên thiếu trung thực, gây thất thoát lớn cho doanh nghiệp. 

Khó kiểm soát được hết chất lượng nguồn hàng

• Quản lý tài chính chưa hiệu quả: khi quy mô kinh doanh càng lớn thì việc quản lý tài chính cũng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Quản lý lỗ, quản lý tài sản, quản lý dòng tiền… là những vấn đề tài chính khiến các nhà quản lý đau đầu giải quyết 

• Chưa tối ưu hoá quy trình thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng: với lượng khách hàng lớn trên toàn hệ thống nên việc thu thập và quản lý thông tin thường bị bỏ xót hay chưa chính xác. 

>> Đọc thêm: Quản lý cửa hàng cần làm gì? Cách quản lý cửa hàng hiệu quả

III. Mô hình quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ 

Thông thường, mô hình quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiện nay luôn có một cửa hàng chính là văn phòng trung tâm - nơi tập hợp các bộ phận phòng ban chính của doanh nghiệp. 

Là nơi mà các nhà quản lý, các bạn bộ quản lý trực tiếp làm việc và điều phối các hệ thống chuỗi cửa hàng kinh doanh bán lẻ khác nhau. Với sự phát triển của khoa học hiện nay, hầu hết các chi nhánh cửa hàng đều sử dụng công cụ quản lý cửa hàng thông minh và nơi đặt máy chủ (nếu có) của cả hệ thống chính tại văn phòng trung tâm. 

Mô hình quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ 

Mọi thông tin về doanh số bán hàng, thất thoát hàng hoá, quản lý nhân viên, quản lý khách hàng… sẽ được thu thập và đưa về hệ thống máy chủ xử lý. 

Các cửa hàng chi nhánh có liên hệ mật thiết với văn phòng trung tâm (cửa hàng trung tâm). Mọi hoạt động kinh doanh và quản lý nhân sự đều được thông qua văn phòng trung tâm và được văn phòng trung tâm quản lý trực tiếp. 

>> Tham khảo thêm: Review phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ tốt nhất 2022

IV. Các yếu tố giúp nhà quản trị quản lý chuỗi cửa hàng tốt hơn 

Với tiềm lực về tài chính cùng những ưu thế cạnh tranh trên thị trường mà nhiều doanh nghiệp hiện nay mạnh tay đầu tư mở rộng chuỗi cửa hàng. Tuy nhiên, để quản lý chuỗi cửa hàng thì chưa bao giờ là điều dễ dàng. Sau đây những yếu tố quan trọng giúp nhà quản trị quản lý chuỗi tốt hơn, hiệu quả và khoa học hơn. 

4.1. Chuẩn hoá quy trình vận hành 

Việc mở rộng quy mô trên thị trường khiến cho nhà quản lý không thể “để mắt” tới các cửa hàng cùng lúc, đặc biệt là có nhiều chi nhánh ở nhiều khu vực khác nhau. Vì thế, chuẩn hoá quy trình vận hành là điều cấp thiết cần thực hiện ngay khi bắt đầu mở chuỗi bán lẻ. 

Chuẩn hóa quy trình vận hành

Quy trình cần được đồng nhất trên toàn hệ thống từ giờ làm việc, đồng phục nhân viên, quy trình đón tiếp và phục vụ khách hàng, hay các chính sách giảm giá, chính sách đổi trả hàng hoá…. Hãy đảm bảo rằng, trải nghiệm khách hàng ở tất cả các chi nhanh đều tương đồng về chất lượng và tuyệt vời như nhau. 

>> Tìm hiểu thêm: Quy trình bán hàng trực tiếp hiệu quả nhất 2022

4.2. Kiểm soát và quản lý tồn kho thường xuyên 

Khi chi nhánh cửa hàng càng nhiều thì việc quản lý chuỗi cửa hàng, quản lý hàng tồn kho cũng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Thậm chí, có thể dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hoá bởi nhiều nguyên nhân. Vì thế, việc quản lý hàng tồn kho của các chi nhánh trên cùng một nền tảng chính là giải pháp hữu hiuệ và an toàn nhất. 

Kiểm soát và quản lý tồn kho thường xuyên

Một phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp chủ kinh doanh biết chính xác số lượng tồn kho của doanh nghiệp tại thời điểm thực tế. Từ đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng phân phối, điều tiết nguồn hàng tới các chi nhánh một cách hợp lý. 

>>  Xem ngay: Hàng tồn kho là gì? Cách quản lý tồn kho hiệu quả nhất

4.3. Quy trình đào tạo nhân viên chuyên nghiệp 

Nhân viên chính là “bộ mặt” của cửa hàng, do đó đầu tư và quản lý nhân viên là điều quan trọng và cần thiết. 

Nhà quản lý cần thường xuyên tổ chức những buổi đào tạo thường niên để nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên. Đặc biệt là những nhân viên thường xuyên tiếp xúc với khách hàng. 

Quy trình đào tạo nhân viên chuyên nghiệp

Bạn cũng đừng quên chia sẻ và truyền đạt sứ mệnh, tầm nhìn của doanh nghiệp tới các nhân viên để họ hiểu rõ những kỳ vọng về công việc. Đồng thời, hãy thúc đẩy tinh thần và hiệu suất làm việc cho nhân viên bằng cách chăm lo đời sống tinh thần cho nhân viên. Nhận lương, phụ cấp đúng hạn và minh bạch. 

4.4. Tăng kết nối giữa các chi nhánh 

Chìa khoá giúp doanh nghiệp bán lẻ thành công đó là kết nối mật thiết giữa các chi nhánh cửa hàng. 

Việc kết nối giữa các cửa hàng không chỉ giúp cho việc quản lý chuỗi cửa hàng trở nên dễ dàng hơn mà còn giúp các quản lý trực tiếp tại các chi nhánh có cơ hội để học hỏi và trao đổi kinh nghiệm. Cũng như cùng nhau giải quyết những vấn đề phát sinh có thể xảy ra. 

4.5. Lưu trữ dữ liệu trên cùng một nền tảng 

Hiện nay việc bị đánh cắp thông tin kinh doanh và thông tin khách hàng là những rủi ro mà các doanh nghiệp có thể bặp phải bất cứ lúc nào. 

Lưu trữ dữ liệu trên cùng một nền tảng

Do đó, để tăng tính bảo mật cũng như tối ưu quy trình quản lý chuỗi cửa hàng, nhà quản lý nên sử dụng các phần mềm quản lý và lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây. Như vậy, việc lưu trữ trở nên an toàn, không giới hạn dung lượng đồng thời giúp cho việc quản lý chuỗi trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

4.6. Thường xuyên đánh giá hiệu quả từng chi nhánh cửa hàng 

Nhà quản lý nên theo dõi tình hình kinh doanh của từng hệ thống cửa hàng một cách thường xuyên. Từ đó tiến hành đánh giá hiệu quả kinh doanh, quản lý của từng quản lý cấp dưới và các nhân viên trong cửa hàng. 

Đánh giá hiệu quả kinh doanh từng chi nhánh 

Đồng thời, thường xuyên theo dõi phản hồi của khách hàng trên các nền tảng mạng xã hội để kịp thời giải quyết nếu có khiếu nại. Hoặc có những điều chỉnh, cải thiện chất lượng sản phẩm, quy trình phục vụ và chăm sóc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Đây là một trong những cách quản lý chuỗi cửa hàng khoa học nhất! 

V. Cách quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả và khoa học nhất hiện nay 

Bạn có biết vì sao các tập đoàn bán lẻ lớn hiện nay đã rất thành công trong việc thâm nhập vào các thị trường bằng cách xây dựng và quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ? Vậy làm thế nào mà các doanh nghiệp lớn luôn giữ được nguồn thu ổn định? Sau đây là câu trả lời hữu ích dành cho bạn! 

5.1. Quản trị tài chính chuỗi cửa hàng hiệu quả 

Đây được coi là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất trong những cách quản lý chuỗi cửa hàng mà nhà quản trị cần quan tâm. 

Về bản chất, quản lý tài chính chuỗi cửa hàng bao gồm tất cả các yếu tố như: tiền, vật tư, nguyên liệu, tài sản phát sinh… hoặc các khoản thu, chi, chi phí phát sinh… trong quá trình vận hành. Có 3 nhóm chỉ số tài chính cơ bản dành cho nhà quản lý. 

Nhóm chỉ số tài chính về lãi lỗ: 

• Doanh số 

• Giá vốn bán hàng - số tiền chi trả cho nhà cung cấp, lãi gộp, 

• Chi phí cửa hàng

• Lãi gộp trên doanh số

• Lãi ròng trên doanh số

• … 

Quản trị tài chính chuỗi cửa hàng hiệu quả 

Nhóm chỉ số tài chính thứ hai về tài sản - hiệu quả đầu tư: 

• Tồn kho 

• Các khoản công nợ 

• Tài sản đầu tư cố định cho cửa hàng 

• Tổng tài sản đầu tư 

• Chỉ số tổng doanh số trên tài sản

• …. 

Nhóm chỉ số cuối cùng về dòng tiền: nhà quản lý cần nắm rõ tình hình dòng tiền vào, dòng tiền ra một cách chi tiết và chính xác. Tránh trường hợp “lúc cần tiền thì lại không có” gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc kinh doanh. 

Tóm lại, quản lý tài chính chuỗi cửa hàng tốt sẽ giúp nhà quản lý chủ động trong các quyết định kinh doanh. Từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với thực tiễn. Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ có thể kịp thời đánh giá tình hình hoạt động koanh, kiểm soát các chi phí một cách hiệu quả. 

5.2. Kiểm soát nguyên vật liệu và hàng hoá 

Việc luân chuyển hàng hoá giữa các địa điểm và kiểm tra hàng hoá là khâu tốn kém và mất nhiều thời gian. Nếu không kiểm soát kịp thời sẽ gây ảnh hưởng đến khách hàng và tình hình kinh doanh. 

Vì vậy, để việc kiểm soát nguyên liệu và hàng hoá tồn kho hiệu quả, nhà quản lý nên sử dụng phần mềm quản lý. Phần mềm quản lý giúp nhân viên bán hàng có thể kiểm soát số lượng hàng hoá ở từng địa điểm một cách dễ dàng và bạn có thể kiểm tra lượng hàng tồn kho của từng chi nhánh trong hệ thống một cách chính xác. 

Kiểm soát nguyên vật liệu và hàng hóa 

Từ đó, tối ưu quy trình bán và kiểm soát hàng hoá. Giảm thiểu những rủi ro về thất thoát hàng hoá, đảm bảo việc quản lý xuất - nhập hàng được chính xác và khoa học. Như vậy, cách quản lý chuỗi cửa hàng cũng được tối ưu và hiệu quả hơn. 

>> Tham khảo ngay: Quản lý kho là gì? 10 cách quản lý kho hiệu quả và chuyên nghiệp

5.3. Quản lý nhân viên bán hàng 

Quản lý nhân viên bán hàng của từng chi nhánh nhằm đảm bảo chất lượng phục vụ được đồng nhất và đem đến những trải nghiệm hài lòng nhất cho khách hàng. 

Do đó, chủ kinh doanh cần xây dựng quy trình đào tạo đội ngũ nhân viên một cách bài bản và chuyên nghiệp. Cũng như có kế hoạch tuyển dụng những nhân sự nhanh nhẹn, thân thiện và chu đáo. 

Quản lý nhân viên bán hàng 

Đồng thời, nên quan tâm đến đời sống tinh thần cho nhân viên, thường xuyên tổ chức những buổi chia sẻ kinh nghiệm cũng như tổ chức các buổi party nhỏ để nhân viên có thể chia sẻ những khó khăn trong công việc. Tạo dựng một mối quan hệ tốt với nhân viên chính là cách để quản trị thông minh.

>> Bạn đã biết: TOP 99+ phương pháp quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả, chuyên nghiệp nhất

5.4. Quản lý thông tin khách hàng khoa học 

Trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ có khá ít người quan tâm đến việc quản lý dữ liệu khách hàng hay những chương trình chăm sóc khách hàng. Có nhiều lý do dẫn đến tình trạng này, có thể là do thói quen cố hữu hay do các nhà bán lẻ chưa biết cách thu thập và quản lý thông tin khách hàng - đặc biệt khi phải quản lý nhiều chi nhánh cửa hàng với số lượng khách hàng vô cùng lớn. 

Quản lý thông tin khách hàng khoa học

Nhà quản lý nên tận dụng sự phát triển của công nghệ để tối ưu hoá việc lưu trữ thông tin khách hàng. Từ đó, xây dựng mối quan hệ lâu dài, thúc đẩy họ mua hàng nhiều hơn cũng như khiến họ trở thành khách hàng thân thiết cho cửa hàng. Và đây chính là một trong những cách quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả và khoa học nhất. 

Tạo sự liên kết giữa các chi nhánh chính là điểm cộng khiến khách hàng cảm thấy doanh nghiệp của bạn chuyên nghiệp và uy tín, cũng như đem đến những quyền lợi nhất định cho khách hàng. 

>> Xem thêm: Quản lý thông tin khách hàng là gì? Cách quản lý thông tin hiệu quả từ A-Z

5.5. Quản lý công nghệ 

Quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả và khoa học hơn khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Tự hào là phần mềm quản lý hàng đầu Việt Nam, POS365 nhận được sự tin tưởng với hơn 87% chủ kinh doanh lựa chọn. 

Phần mềm quản lý bán hàng POS365 giúp nhà quản lý quản trị tình hình kinh doanh của từng chi nhánh một cách chính xác và khoa học. Mọi thông số về doanh thu bán hàng, hàng tồn kho, hàng hoá luân chuyển qua từng chi nhánh hay quản lý nhân viên, quản lý khách hàng đều được tích hợp trên ứng dụng. Bạn chỉ cần vài thao tác và chỉ cần có thiết bị thông minh kết nối internet là bạn có thể theo dõi được mọi hoạt động kinh doanh.

Phần mềm quản lý bán hàng POS365

Ngoài ra, phần mềm quản lý POS365 còn có những tính năng khác như: cảnh báo hàng sắp hết hạn cho từng chi nhánh một cách kịp thời. Giúp quản lý cửa hàng có kế hoạch đẩy mạnh hàng hoá cận date đó bằng những chương trình giảm giá, khuyến mãi, nhằm tiết kiệm chi phí và không ảnh hưởng đến doanh thu. 

Bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm ngay tại đây:  

Trên đây là những thông tin hữu ích về quản lý chuỗi cửa hàng mà POS365 gửi đến bạn đọc. Hy vọng rằng sẽ giúp bạn có kế hoạch quản lý cũng như có những thay đổi hoặc điều chỉnh cần thiết để việc quản lý chuỗi cửa hàng được hiệu quả và khoa học hơn. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ 1900 4515 để được hỗ trợ miễn phí nhé. Chúc bạn kinh doanh thành công!