Phần mềm quản lý KPI là công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình quản lý công việc. Trong bài viết này, POS365 sẽ giúp bạn tìm hiểu 9 phần mềm đánh giá quản lý chỉ số công việc nổi bật đang được ưa chuộng nhất hiện nay. Đây là những nền tảng bạn nên đầu tư để đơn giản hóa quy trình quản trị, đánh giá công việc minh bạch và tăng hiệu suất làm việc cho đội ngũ.
1. Phần mềm quản lý KPI: Hiểu đúng và tận dụng tối đa
Phần mềm KPI (Key Performance Indicator Software) là công cụ giúp doanh nghiệp xây dựng và theo dõi hệ thống chỉ tiêu hiệu suất công việc. Thay vì sử dụng công cụ truyền thống như Excel hay Google Sheets, nền tảng này tự động thu thập, phân tích và báo cáo dữ liệu. Nhờ vậy bạn sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu một cách chính xác nhất.
Phần mềm quản lý KPI là gì?
2. Lý do nên triển khai phần mềm KPI
Với mục tiêu nâng cao hiệu quả công việc, phần mềm KPI chính là giải pháp thiết yếu trong việc giám sát và thúc đẩy các chỉ số quan trọng của doanh nghiệp.
2.1. Xác định mục tiêu rõ ràng cho từng phòng ban, vị trí
Key Performance Indicator Software hay phần mềm quản lý KPI giúp bạn xác định mục tiêu rõ ràng cho từng nhân viên, bộ phận, đảm bảo mọi người đều biết được chỉ tiêu và hướng đến kết quả chung.
Nền tảng cũng hỗ trợ tạo chỉ số KPI theo từng cấp quản lý. Bạn có thể lựa chọn thiết kế chỉ số KPI theo mô hình thác đổ từ công ty đến bộ phận, từ bộ phận đến cá nhân. Điều này nhằm đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phần, giúp tất cả mọi người đều làm việc một cách đồng bộ và đạt được mục tiêu chung.
2.2. Thiết lập bộ chỉ số KPI cụ thể, đo lường chính xác
Phần mềm quản lý KPI giúp doanh nghiệp thiết lập các chỉ tiêu cụ thể và dễ đo lường cho từng vị trí trong công ty. Chẳng hạn để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên bán hàng, doanh nghiệp có thể thiết lập KPI dựa trên tỷ lệ chuyển đổi (số khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế) hoặc qua mức độ hài lòng của khách hàng (đánh giá qua khảo sát sau khi giao dịch)...
Đo lường công việc chính xác
2.3. Theo dõi tiến độ dự án và công việc một cách linh hoạt
Không chỉ thiết lập bộ chỉ số cụ thể mà phần mềm KPI còn hỗ trợ theo dõi tiến độ dự án thông qua các tính năng:
- Cập nhật dữ liệu thời gian thực: Tự động thu thập và cập nhật dữ liệu từ các nguồn liên quan. Nhà quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt tình hình thực tế ngay lập tức.
- Hiển thị biểu đồ và báo cáo trực quan: Hệ thống cung cấp biểu đồ (Gantt chart, biểu đồ cột, bảng thống kê, mô hình SWOT) để bạn có thể so sánh tiến độ công việc.
- Thông báo và nhắc nhở tự động: Khi có công việc chậm trễ hoặc không đạt chỉ số, hệ thống sẽ gửi thông báo nhắc nhở qua email hoặc ứng dụng.
2.4. Đánh giá hiệu suất, đối chiếu kết quả với mục tiêu ban đầu
Phần mềm quản lý KPI cung cấp đầy đủ các tính năng báo cáo, đo lường và so sánh kết quả đạt được, từ đó giúp bạn nắm bắt mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân, bộ phận và dự án.
Ví dụ nếu mục tiêu của bạn đặt ra cho nhân viên là 500 cuộc gọi bán hàng trong 1 tháng. Hệ thống sẽ tự động ghi nhận số lượng cuộc gọi thực tế, thống kê tỷ lệ thành công (cuộc gọi chốt đơn) và so sánh với chỉ tiêu ban đầu.
Điều này giúp đội ngũ quản lý có cái nhìn tổng thể, đánh giá được nhân viên nào hoàn thành tốt và ai cần cải thiện. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh chiến lược và thiết lập mục tiêu mới phù hợp hơn.
So sánh kết quả KPI đạt được với mục tiêu ban đầu
3. 9 nền tảng theo dõi KPI nổi bật 2025
Dưới đây là danh sách 9 phần mềm theo dõi KPI tiêu biểu nhất với những đánh giá chi tiết về tính năng, ưu và nhược điểm.
3.1. Base Goal - Quản trị mục tiêu gắn liền hiệu quả
Được phát triển bởi Base.vn, phần mềm Base Goal là giải pháp toàn diện giúp bạn thiết lập và quản lý mục tiêu theo cả hệ thống KPI và OKR (Objectives and Key Results). Nền tảng này phù hợp với mọi tổ chức, từ tập đoàn lớn cho đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Các ưu điểm nổi bật nhất của Base Goal bao gồm:
- Thiết lập chu kỳ mục tiêu: Nền tảng giúp người dùng theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu thông qua các biểu đồ, bảng biểu với hệ thống màu sắc sinh động trực quan, dễ hiểu.
- Báo cáo tiến độ chi tiết: Cung cấp báo cáo chi tiết về tiến độ thực hiện theo giai đoạn đã thiết lập của từng cá nhân, đội nhóm và phòng ban.
- Đo lường KPI và OKR: Công cụ giúp thiết lập các chỉ số hiệu suất chính xác, hỗ trợ quản lý đánh giá hiệu quả công việc, giảm thiểu công việc thủ công và nâng cao hiệu quả quản lý.
Cần lưu ý, đối với doanh nghiệp quy mô lớn khi sử dụng phần mềm quản lý Base Goal sẽ phải mất khá nhiều thời gian để thiết lập hệ thống ban đầu theo mô hình kinh doanh và nhu cầu. Bên cạnh đó, gói thấp nhất của Base Gold chỉ cung cấp các tính năng cơ bản, có thể không đáp ứng đủ cho nhu cầu mở rộng của doanh nghiệp.
Quản lý KPI với Base Gold
3.2. Fastwork - Tự động hóa và nắm bắt tiến trình chuẩn xác
Fastwork là giải pháp toàn diện hỗ trợ quản lý mục tiêu, mang đến sự linh hoạt trong việc điều hành và quản trị mục tiêu doanh nghiệp. Phần mềm này phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ với nhiều tính năng nổi bật như:
- Thiết lập mục tiêu KPI cơ bản: Hỗ trợ doanh nghiệp tạo và điều chỉnh mục tiêu công việc theo nhu cầu đặc thù của từng dự án, bộ phận hay cá nhân.
- Giao tiếp và chia sẻ KPI: Hỗ trợ các thành viên trao đổi thông tin qua email hoặc trực tiếp trong nền tảng, có thể để lại nhận xét và phản hồi trực tiếp trên các chỉ số.
- Báo cáo biểu đồ trực quan: Cung cấp báo cáo dạng biểu đồ (bar chart, line chart, pe chart Stacked Bar) giúp người quản lý theo dõi hiệu suất KPI và dễ dàng đánh giá, nhận xét.
- Dễ dàng tích hợp đa nền tảng: Fastwork hỗ trợ tích hợp với các phần mềm khác như Google Drive, Slack, Trello giúp người dùng làm việc đồng bộ ngay trong 1 nền tảng duy nhất.
Tuy nhiên, Fastwork có một nhược điểm đó là không chuyên sâu vào đo lường chỉ số, do đó nếu doanh nghiệp cần 1 công cụ toàn diện để quản lý mục tiêu và hiệu suất thì nền tảng này có thể chưa đáp ứng đủ.
Giao diện chính của phần mềm quản lý công việc Fastwork
3.3. 1Office - Tối ưu nguồn nhân lực, gia tăng tính linh hoạt
Là một phần mềm quản lý thông minh, 1Office giúp bạn dễ dàng theo dõi, đánh giá và tối ưu hiệu suất của từng nhân viên. Dưới đây là 3 tính năng nổi bật nhất của 1Office:
- Thiết lập tiêu chí KPI chi tiết: Cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản để quản lý và đánh giá KPI. Người dùng có thể sử dụng các công cụ có sẵn của nền tảng như mẫu KPI có sẵn, công cụ tạo chỉ số linh hoạt, tiêu chí SMART,... để thiết lập tiêu chí cụ thể cho từng vị trí công việc.
- Tự động tổng hợp kết quả từ nhiều nguồn: Phần mềm tự động tổng hợp và tính kết quả đánh giá dựa trên các tiêu chí bạn đã thiết lập.
- Liên kết với hệ thống tính lương: Kết nối trực tiếp kết quả đánh giá KPI với việc tính toán lương thưởng, đảm bảo minh bạch và công bằng trong quá trình chi trả cho nhân viên.
Để khai thác tối đa lợi ích của 1Office, người dùng cần thời gian để làm quen và tùy chỉnh phù hợp. Quá trình này có thể mất nhiều thời gian và sẽ khó khăn đối với những ai chưa quen với công cụ công nghệ. Bên cạnh đó, chi phí cho các phiên bản nâng cấp giao động từ 40.000 VNĐ-150.000 VNĐ/tháng/user có thể là một rào cản với một số doanh nghiệp.
3.4. Tanca - Gắn kết KPI với hoạt động nhân sự
Nếu bạn đang cần một phần mềm có thể theo dõi công việc qua điện thoại thì Tanca chính là giải pháp. Ứng dụng được phát triển theo mô hình phần mềm cho thuê SAAS (Software as a service) với các lợi thế như:
- Tính năng hiển thị mục tiêu: Cho phép mục tiêu cá nhân được kết nối trực tiếp với mục tiêu chung của tổ chức, giúp nhân viên và người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ KPI.
- Hệ thống tiêu chí mẫu cho KPI: Phần mềm cung cấp các mẫu tiêu chí sẵn để bạn áp dụng và điều chỉnh phù hợp với yêu cầu công việc.
- Liên kết quản lý công việc với chỉ tiêu: Khi công việc hoàn thành, hệ thống sẽ ngay lập tức tự động cập nhật và điều chỉnh chỉ số công việc.
- Tính năng báo cáo linh hoạt: Cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất công việc và KPI, giúp người quản lý dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định chính xác.
Tuy nhiên, Tanca chưa có bộ chỉ số đo lường phù hợp cho những vị trí công việc yêu cầu sự sáng tạo (marketing) khiến việc áp dụng chưa thật sự hiệu quả cho nhóm này.
Tanca gắn kết chỉ số công việc với nhân sự
3.5. SimpleKPI - Giao diện trực quan, phù hợp mọi quy mô
Với giao diện trực quan và màu sắc sống động, Simple KPI giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và theo dõi các chỉ số công việc một cách rõ ràng. Dù bạn là công ty startup hay một tập đoàn lớn, nền tảng này đều có thể đáp ứng nhu cầu của bạn với các tính năng:
- Tạo và tùy chỉnh KPI: Điểm mạnh lớn nhất của SimpleKPI đó là giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Cho phép người dùng tạo và điều chỉnh chỉ tiêu theo yêu cầu một cách nhanh chóng.
- Theo dõi tiến độ: Hỗ trợ theo dõi và đánh giá kết quả đạt được theo từng mục tiêu đã thiết lập.
- Báo cáo trực quan: Cung cấp báo cáo bằng biểu đồ, so sánh trước và sau khi hoàn thành mục tiêu.
- Chia sẻ thông tin chỉ tiêu công việc: Chia sẻ báo cáo giữa các thành viên chính xác và minh bạch.
Mặc dù có nhiều ưu điểm nhưng nền tảng này vẫn tồn tại một số hạn chế chẳng hạn thiếu tính năng tích hợp với phần mềm quản lý khác như ERP hay CRM. Đối với doanh nghiệp lớn cần thêm tính năng quản lý dự án thì SimpleKPI có thể không phù hợp.
3.6. Smartsheet - Quản trị công việc và KPIs theo thời gian thực
Smartsheet giúp bạn theo dõi và quản lý công việc theo thời gian thực. Mang lại cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc của toàn bộ nhóm, phòng ban.
Các ưu điểm nổi bật của Smartsheet:
- Tạo báo cáo tự động: Phần mềm cho phép user tự tạo báo cáo tự động và biểu độ trực quan.
- Tính năng tùy chỉnh linh hoạt: Người dùng có thể tùy chỉnh bảng menu và chỉ tiêu phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
- Cung cấp mẫu thiết kế sẵn: Phần mềm cung cấp các temple sẵn giúp bạn dễ dàng tham khảo và lựa chọn mẫu phù hợp với nhu cầu mà không tốn nhiều thời gian thiết kế.
- Theo dõi từ xa: Có thể quản lý theo dõi công việc từ xa nhờ tích hợp tính năng điện toán đám mây. Thông tin cũng được lưu trữ và dễ dàng phục hồi khi cần thiết. Ngoài ra bạn có thể dễ dàng tích hợp với các công cụ khác như Google Drive, Slack và Trello.
Mặc dù Smartsheet có giao diện thân thiện nhưng với người dùng mới hoặc không quen với công cụ quản lý dự án, họ sẽ mất không ít thời gian để làm quen các tính năng.
Các mẫu thiết kế sẵn của Smartsheet
3.7. Betterworks - Thúc đẩy văn hóa minh bạch, gắn kết đội ngũ
Với Betterworks, bạn có thể theo dõi tiến độ công việc và đánh giá hiệu suất một cách liên tục. Đặc biệt, nền tảng này giúp xây dựng một văn hóa tổ chức mạnh mẽ - nơi mỗi thành viên đều được khuyến khích tham gia và đóng góp vào các mục tiêu chung.
Các ưu điểm nổi bật của Betterworks phải kể đến như:
- Chế độ báo cáo theo OKR: Cung cấp báo cáo theo phương pháp OKR (Objectives and Key Results), cho phép theo dõi mục tiêu chiến lược và kết quả thực tế của từng cá nhân hoặc nhóm.
- Tính năng theo dõi tiến độ: Cung cấp tính năng theo dõi mục tiêu theo thời gian thực. Bên cạnh đó, nó còn sử dụng phương pháp OKR giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và điều chỉnh mục tiêu. Nhờ vậy quá trình quản lý dự án/công việc sẽ linh hoạt và đạt được mục tiêu cuối cùng.
- Phản hồi liên tục: Tính năng này cho phép nhân viên nhận phản hồi liên tục từ quản lý/đồng nghiệp. Điều này giúp cải thiện hiệu suất và điều chỉnh ngay lập tức nếu có sai sót.
So với các nền tảng khác, Betterworks có chi phí khá cao, các cá nhân hoặc đội nhóm freelance có thể cân nhắc khi lựa chọn công cụ này.
3.8. HROnline - Nền tảng đa năng cho quản trị nhân sự
Nếu bạn đang cần một phần mềm đánh giá KPI nhân viên cho bộ phận nhân sự, HROnline chính là giải pháp tối ưu nhất. Nền tảng này tích hợp các tính năng quản trị nhân sự toàn diện, bao gồm:
- Tính năng đánh giá tùy chỉnh: Cho phép nhân sự thiết lập và theo dõi chỉ số công việc của nhân viên. Các chỉ số này có thể tùy chỉnh thiết kế theo từng phòng bạn, vị trí, nhiệm vụ cụ thể của từng người.
- Tự động hóa quy trình: Bao gồm tính lương, phúc lợi và báo cáo hiệu quả công việc.
- Cung cấp báo cáo chi tiết: Cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo chi tiết. Người quản lý có thể theo dõi và đánh giá hiệu suất để đưa ra chiến lược kịp thời.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng nền tảng này chủ yếu thiết kế dành riêng cho bộ phận nhân sự với tính năng chuyên biệt. Các phòng ban khác như bán hàng, marketing hoặc tài chính nên cân nhắc khi sử dụng.
Công cụ quản trị KPI và nhân sự HROnline
3.9. KPI Fire - Dựa trên dữ liệu để thúc đẩy chiến lược
Để doanh nghiệp có thể đi đầu trong ngành, việc xây dựng chiến lược và mục tiêu dựa trên dữ liệu chất lượng là rất quan trọng. Hiểu được điều đó, KPI Fire mang đến những tính năng giúp bạn phân tích và tối ưu chỉ số công việc.
Các ưu điểm nổi bật của KPI Fire:
- Tính năng quản lý mục tiêu: Từ các mục tiêu ngắn hạn cho đến dài hạn, bạn có thể theo dõi chỉ số công việc theo thời gian thực. Từ đó biết được tiến độ làm việc đang bị chậm không để có phương án điều chỉnh kịp thời.
- Giao diện đơn giản, trực quan: Cung cấp giao diện thân thiện với người dùng, dễ làm quen và thao tác.
Tuy nhiên, nền tảng còn hạn chế về tính năng tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Thêm nữa, KPI Fire chưa có nhiều tính năng quản lý phức tạp, vì vậy các doanh nghiệp hoặc tổ chức lớn có thể cân nhắc khi sử dụng phần mềm này.
Phần mềm quản lý chỉ tiêu công việc KPI Fire
4. Giải đáp các thắc mắc thường gặp
Tiêu chí nào cần ưu tiên khi chọn phần mềm quản lý KPI?
Dưới đây là các tiêu chí bạn cần cân nhắc khi quyết định “xuống tay” đầu tư cho phần mềm đánh giá KPI nhân viên:
- Hỗ trợ đa nền tảng và di động: Người dùng có thể theo dõi công việc ở bất kỳ đâu và bất cứ lúc nào.
- Tính bảo mật cao: Đảm bảo thông tin và dữ liệu được bảo mật an toàn.
- Chi phí hợp lý: Mức giá phải phù hợp với ngân sách của công ty. Chi phí bao gồm: Phí mua, phí duy trì và cập nhật, phí mở rộng và nâng cấp, phí tích hợp với các công cụ khác (như CRM, ERP, phần mềm quản lý dự án…).
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Đảm bảo nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, giải quyết vấn đề nhanh chóng và tức thời.
Những điểm quan trọng khi thiết lập KPI để đạt hiệu quả cao
Không thể phủ nhận những lợi ích và vai trò mà phần mềm quản lý KPI mang lại. Nhưng cũng phải nhìn nhận rằng khi tập trung quá nhiều vào KPI, có thể sẽ dẫn đến việc nhân viên chỉ tập trung vào các chỉ số này mà bỏ qua các yếu tố quan trọng khác.
Vì vậy là một nhà quản lý, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau khi thiết lập KPI:
- Đảm bảo tính khả thi: Mục tiêu phải đạt được trong thời gian ngắn và phù hợp với nguồn lực hiện có.
- Đo lường KPI định kỳ: KPI nên được đo lường và kiểm tra định kỳ để đảm bảo tiến độ đúng hướng, không có sai sót hoặc chậm trễ.
- Tính linh hoạt và liên kết: Có sự thay đổi chỉ tiêu khi môi trường hoặc mục tiêu thay đổi. Bên cạnh đó, cần có sự liên kết giữa các phòng ban hoặc cá nhân để tạo thành một hệ thống mục tiêu chung thống nhất.
Đo lường KPI định kỳ
Phần mềm quản lý KPI chính là giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc để đạt được các mục tiêu đề ra trong từng giai đoạn. Với 4 lý do và 9 nền tảng quản lý hiệu suất nổi bật đã nêu, chúc bạn lựa chọn được nền tảng phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Và đừng quên liên hệ với POS365 qua Hotline 1900 4515 để được tư vấn miễn phí về các phần mềm quản lý bán hàng giúp tối ưu quy trình vận hành để tăng trưởng doanh thu hiệu quả.
