Chi tiêu cho việc mua nguyên vật liệu nhập kho đóng vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại của bất kỳ công việc quản lý nhà hàng này. Chi phí này là một trong những chi phí hoạt động lớn nhất mà quản lý hay chủ nhà hàng phải đối mặt hàng ngày. Nội dung bài viết hôm nay POS365 sẽ hướng dẫn cách mua nguyên vật liệu cho nhà hàng, quán ăn hiệu quả nhất.

Hướng dẫn cách mua nguyên vật liệu nhập kho cho nhà hàng

I. Quy trình mua nguyên vật liệu nhập kho cho nhà hàng

Chất lượng món ăn có ngon hay không sẽ phụ thuộc vào nguyên vật liệu nhập đầu vào. Dưới đây là quy trình mua nguyên vật liệu đầu vào giúp các chủ nhà hàng dễ dàng kiểm soát nguồn hàng, và trách nhiệm của từng bộ phận.

1.1. Nhà cung cấp giao hàng tại kho

Trong trường hợp nhà cung cấp giao hàng tại kho thì quy trình sẽ bao gồm các bước sau:

Bước 1: Dựa vào nhu cầu của khách hàng thì bộ phận bếp sẽ lập Giấy đề nghị/đề xuất/dự trù mua hàng và phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng cung cứng.
Bước 2: Nhân viên bộ phận bếp mang giấy đề nghị kèm hợp đồng dịch vụ gửi phòng kế toán.
Bước 3: Phòng kế toán hoàn thành các thủ tục pháp lý để trình giám đốc ký duyệt.
Bước 4: Sau khi giám đốc ký duyệt, nhân viên tiếp nhận lại để tiến hành nhập hàng theo đúng hồ sơ đã lập.
Bước 5: Nhà cung cấp vận chuyển hàng đến và giao hàng tại kho đơn vị.
Bước 6: Nhân viên tiếp phẩm chuyển chứng từ nhập kho cho kế toán kho vào sổ theo dõi. Và thông báo cho bộ phận đã gửi yêu cầu mua hàng đến nhận hàng.
Bước 7: Bộ phận tài chính hoàn tất thủ tục để thanh toán tiền cho đơn vị cung cấp theo đúng hồ sơ đã được duyệt trước đó.

Quy trình mua nguyên vật liệu nhập kho cho nhà hàng

1.2. Nhân viên trực tiếp đi mua hàng

Nếu nhân viên trực tiếp đi mua hàng thì có thể đến các chợ đầu mối, bến cảng để mua hàng với giá tốt nhất. Trình tự thủ tục như mua hàng của nhà cung cấp. Tuy nhiên sẽ bổ sung và điều chỉnh một số nội dung như sau:

Khi giám đốc ký và phê duyệt hồ sơ thì nhân viên Tiếp phẩm lập giấy tạm ứng tiền để đi mua hàng.
Khi nhân viên mua xong và mang hàng về nhập kho công ty thì nhân viên tiếp phẩm ký nhận biên bản bàn giao, các hóa đơn chứng từ. Người bán ký xác nhận đầy đủ vào hóa đơn bảng kê, hóa đơn lẻ,...
Khi hàng về đến công ty thì nhân viên bảo vệ sẽ kiểm định kỹ càng và ghi sổ theo dõi xác nhận việc bàn giao trên vào sổ lưu.

II. Cách kiểm soát mua nguyên vật liệu nhập kho cho nhà hàng

Để một nhà hàng có lãi về lâu dài phải kiểm soát một số yếu tố, không kiểm soát tốt được nguyên vật liệu chế biến, điều này có thể khiến chi tiêu tăng lên đáng kể. Thiết lập quy trình nhập kho nguyên vật liệu, kiểm kê là một số hành động được thực hiện để xác định giá bán món ăn, từ đó thu lợi nhuận tốt nhất cho doanh nghiệp.

Nguyên tắc vàng lên giá bán cho món ăn theo công thức rõ ràng: chi tiêu nguyên liệu thô chế biến khoảng 25-30% chi phí.

Bằng cách quản lý nhà hàng hiệu quả, bạn có thể kiểm soát được chi phí thực phẩm hoặc nguyên liệu tiêu thụ và nhập kho hàng ngày.

Nguyên vật liệu chế biến món ăn nhà hàng

2.1. Thực hiện kiểm tra thực phẩm

Khuyến nghị của chúng tôi đối với mua nguyên vật liệu nhập kho là bạn nên kiểm tra thường xuyên nguyên liệu chế biến để kiểm soát việc tiêu thụ và chi phí.

Giải pháp cho điều này là sử dụng phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu từ POS365. Điều này thậm chí còn giúp bạn có thể biết được số lượng bán hàng hàng ngày, nguyên liệu tiêu thụ bạn mặc định và thực tế mà đầu bếp sử dụng. Từ đó giảm thiểu được tối đa thất thoát khi kinh doanh.

Hơn nữa, bạn còn có thể tổ chức tốt hơn cho việc đặt hàng từ nhà cung cấp và bạn sẽ cần ít thời gian hơn để đặt hàng. Nếu bạn thấy sản phẩm dư thừa hoặc sắp hết hạn, bạn có thể tạo chương trình khuyến mãi để giảm lượng hàng thừa.

Mua nguyên vật liệu không nhập kho

2.2. Kiểm soát nguyên vật liệu chế biến món ăn

Mục đích là chỉ phục vụ lượng thức ăn phù hợp. Nhưng, Làm thế nào để biết nếu bạn đang phục vụ khẩu phần đủ lớn? Đây chính là điều mà bạn cần một phần mềm được lên kế hoạch những định lượng nguyên vật liệu sử dụng cho mỗi món ăn.

Điều này giúp cho bạn có thể biết được những món ăn phục vụ cho khách hàng tốn bao nhiêu nguyên liệu, chi phí bỏ ra như thế nào. Để lên giá tiền trên phần mềm quản lý nhà hàng quán ăn và đưa ra quyết định đúng đắn, bạn có thể ngồi và nói chuyện với đầu bếp để đảm bảo mọi thứ được đo lường chính xác. Đây là chìa khóa để mua nguyên vật liệu nhập kho thành công.

Kiểm soát nguyên vật liệu chế biến món ăn

2.3. Kiểm soát những đồ ăn thừa của nhà hàng

Công việc này hữu ích để theo dõi tất cả các chất thải phát sinh trong nhà hàng của bạn. Kiểm tra những điều sau và ghi chú lại:

Thực phẩm/món ăn trả lại do thối hỏng, không đúng chất lượng
Thức ăn rơi vãi trong bếp.
Thực phẩm bị cháy hoặc hư hỏng.

Thực tế là theo dõi thức ăn thừa cho phép bạn duy trì kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn.

2.4. Xác định mức giá phù hợp cho từng món ăn

Giá cả là một khía cạnh cơ bản để quản lý chi phí của các sản phẩm tạo nên thực đơn nhà hàng của bạn. Đặt giá tiền hợp lý cho các món ăn của bạn. Nó khiến khách hàng quay lại trải nghiệm nhà hàng của bạn nhiều hơn. Có một số chi phí bạn nên cân nhắc để định giá các món ăn của mình:

Các chi phí trực tiếp về nguyên liệu chế biến món ăn đó
Các chi phí gián tiếp như: Thời gian chuẩn bị và chi phí nhân công, mặt bằng, điện,...

Xác định mức giá phù hợp cho từng món ăn

III. Một số lưu ý khi nhập nguyên liệu đầu vào

Khi nhân viên trực tiếp đi mua hàng hóa tại chợ đầu mối hay các cảng, bến tàu thì phải lập bảng kê chi tiết, cụ thể có đầy đủ chữ ký, CMND, CCCD của người bán.
Sau khi thu mua xong hàng hóa, nhân viên tiếp phẩm sẽ giao lại cho kế toán đầu vào cập nhật giá mua vào, lập bảng thống kê đối chiếu so sánh giá cả để báo cáo lên giám đốc.
Bộ phần kinh doanh liên hệ với bếp trưởng cùng kiểm soát giá đầu vào so với đầu ra theo menu đã báo cho khách.
Lập bảng thống kê đối chiếu quyết toán mua bán so với số tiền tạm ứng phát sinh hàng ngày/tuần/tháng/quý.
Thường xuyên liên hệ, giao dịch với các nhà cung cấp để đặt và mua nguyên vật liệu.

Kết luận:

Quá trình mua nguyên vật liệu nhập kho là vấn đề quan trọng phải hoàn thành và đáp ứng về lợi nhuận của giá bán hàng. Chúng tôi hy vọng rằng những thông tin mà POS365 đưa ra trong bài viết này sẽ giúp bạn biết cách mua nguyên vật liệu nhập kho hiệu quả nhất.