Quy định ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026

Ký hiệu hóa đơn điện tử là gì?

Ký hiệu hóa đơn điện tử là một chuỗi ký tự đặc biệt mang tính định danh cho tờ hóa đơn, bao gồm các đặc điểm cốt lõi sau:

• Cấu trúc: Là một chuỗi bao gồm chính xác 6 ký tự, kết hợp linh hoạt giữa cả chữ cái và chữ số.
• Vị trí hiển thị: Ký hiệu này thường được in rõ ràng ở góc trên bên phải của tờ hóa đơn điện tử.
• Mục đích sử dụng: Giúp cơ quan thuế và bản thân doanh nghiệp dễ dàng phân loại, lưu trữ, cũng như đơn giản hóa cách tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống dữ liệu.
• Ý nghĩa thông tin:Chỉ cần nhìn vào chuỗi 6 ký tự này, người đọc có thể lập tức xác định được:
  • Hóa đơn đó có mã hay không có mã của cơ quan thuế.
  • Năm hóa đơn được lập là năm nào.
  • Loại hình hóa đơn đang được sử dụng (VD: hóa đơn do doanh nghiệp tự đăng ký, hoặc hóa đơn xuất từ máy tính tiền).

Ký hiệu hóa đơn điện tử là gì?

Cập nhật 9 ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026

Nếu như các quy định trước đây chỉ giới hạn 6 mẫu số hóa đơn, thì để thích ứng với sự phát triển của nền kinh tế số, quy định mới năm 2026 đã chính thức mở rộng ký hiệu mẫu số thành các số tự nhiên từ 1 đến 9. Ký hiệu mẫu số (thường đứng ngay trước chuỗi 6 ký tự ký hiệu hóa đơn) mang ý nghĩa phân loại hóa đơn như sau:

Nhóm các ký hiệu mẫu số hóa đơn truyền thống

Đây là nhóm các loại hóa đơn đã quen thuộc với hầu hết các doanh nghiệp và hộ kinh doanh:

• Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
• Số 2: Hóa đơn bán hàng.
• Số 3: Hóa đơn bán tài sản công.
• Số 4: Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
• Số 5: Các loại tem, vé, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử.
• Số 6: Các chứng từ điện tử được quản lý như hóa đơn (phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý).

Nhóm các ký hiệu mẫu số hóa đơn mới bổ sung

Điểm sáng của Thông tư 91/2026/TT-BTC là việc luật hóa và bổ sung 3 mẫu số mới để đáp ứng nghiệp vụ đặc thù:

• Số 7: Phản ánh hóa đơn thương mại điện tử (dành riêng cho các giao dịch trên sàn TMĐT).
• Số 8: Phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng có tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
• Số 9: Phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng có tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

Cập nhật 9 ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026

Phân tích cấu trúc 6 ký tự của ký hiệu hóa đơn điện tử

Sau khi đã xác định được mẫu số, phần tiếp theo trên tờ hóa đơn chính là chuỗi 6 ký tự của ký hiệu hóa đơn điện tử. Hãy lấy một ví dụ cụ thể là 1C26TAA để cùng phân tích (trong đó số 1 ở đầu là mẫu số, chuỗi C26TAA là ký hiệu hóa đơn):

1. Ký tự đầu tiên quy định mã của cơ quan thuế

Ký tự này bắt buộc phải là một chữ cái, phân thành hai trường hợp rõ ràng để hiểu rõ bản chất hóa đơn điện tử là gì trong hệ thống quản lý của cơ quan thuế:

• Chữ C: Thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp.
• Chữ K: Thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (dành cho các doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ kết nối truyền nhận dữ liệu trực tiếp).

2. Hai ký tự tiếp theo thể hiện năm lập hóa đơn

Được xác định bằng hai số cuối của năm dương lịch khi xuất hóa đơn. Ví dụ, hóa đơn lập năm 2026 sẽ có ký hiệu là 26. Sang năm 2027, ký hiệu này sẽ tự động chuyển thành 27.

3. Ký tự thứ tư quy định loại hình hóa đơn sử dụng

Ký tự này bằng chữ cái, thể hiện rõ nguồn gốc hoặc mục đích sử dụng hóa đơn:

• Chữ T: Hóa đơn do doanh nghiệp, hộ kinh doanh tự đăng ký sử dụng.
• Chữ D: Hóa đơn đặc thù, không nhất thiết phải có đủ các tiêu thức bắt buộc theo luật chung.
• Chữ L: Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
• Chữ M: Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
• Chữ N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
• Chữ B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
• Chữ G: Tem, vé, thẻ điện tử (loại GTGT).
• Chữ H: Tem, vé, thẻ điện tử (loại bán hàng).

4. Hai ký tự cuối cùng do người bán tự xác định

Đây là 2 chữ cái do doanh nghiệp tự đặt để phục vụ nhu cầu quản lý nội bộ. Ví dụ: một chuỗi siêu thị có nhiều mẫu hóa đơn bán hàng khác nhau có thể đặt là AA, AB, AC để phân biệt dễ dàng. Nếu doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý riêng biệt, quy định cho phép mặc định để ký hiệu là YY.

Phân tích cấu trúc 6 ký tự của ký hiệu hóa đơn điện tử

Nguyên tắc đánh số thứ tự hóa đơn theo Nghị định 254

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy trình đánh số thứ tự hóa đơn điện tử đã được tối ưu hóa và tự động hóa trên các phần mềm quản lý, tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc sau đây:

• Định dạng số hóa đơn: Dãy số tự nhiên bắt buộc gồm 8 chữ số (tối đa lên đến số 99 999 999).
• Thời điểm bắt đầu: Số thứ tự luôn bắt đầu từ số 1 (hiển thị là 00000001) vào ngày 01/01 hàng năm, hoặc tính từ ngày đầu tiên doanh nghiệp chính thức bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
• Quy luật tăng dần: Số hóa đơn sẽ tự động nhảy số theo thứ tự liên tục, tăng dần theo thời gian lập hóa đơn cho đến hết ngày 31/12 của năm đó.
• Quy luật chu kỳ lặp lại: Khi chuyển sang năm dương lịch mới (bắt đầu từ ngày 01/01 của năm tiếp theo), số thứ tự hóa đơn sẽ tự động reset (quay vòng) lại từ số 1.
• Giản lược thủ tục hành chính:
  • Khác với thời kỳ dùng hóa đơn giấy, doanh nghiệp hiện tại không cần phải làm thủ tục thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
  • Doanh nghiệp cũng không phải đăng ký trước số lượng hóa đơn dự kiến xuất cho từng đợt (Ví dụ: Từ số... đến số...).
• Đảm bảo tính duy nhất: Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử được thiết kế để tự động đối soát, đảm bảo mỗi số thứ tự hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất, hoàn toàn loại bỏ rủi ro trùng lặp hay nhảy cóc số ngay cả khi phải hủy hóa đơn điện tử do sai sót.

Nguyên tắc đánh số thứ tự hóa đơn theo Nghị định 254

Việc nắm vững cấu trúc ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026 là nghiệp vụ không thể thiếu để duy trì sự tuân thủ pháp luật. Các doanh nghiệp và chủ cửa hàng cần chủ động rà soát lại phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán đang sử dụng, đảm bảo hệ thống đã cập nhật chuẩn định dạng truyền nhận dữ liệu mới nhất, đặc biệt là khả năng ghi nhận các mẫu số từ 7 đến 9 nếu có phát sinh giao dịch đặc thù.