Kiểm kê hàng hóa là việc quan trọng cần làm đối với các cửa hàng kinh doanh bán lẻ. Cùng tìm hiểu quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết, hiệu quả nhé!

Hướng dẫn quy trình kiểm kê hàng hóa chi tiết, hiệu quả

I. Kiểm kê hàng hóa là gì?

Kiểm kê hàng hóa là một công việc vô cùng cần thiết trong các nhà hàng, cũng như các ngành nghề kinh doanh khác. Công việc này có thể diễn ra hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng quý tùy theo mô hình kinh doanh. Nếu khâu kiểm kê hàng tồn kho không được thực hiện tốt có thể dẫn tới việc hàng hóa/ nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn hoặc không sử dụng được tiếp… buộc phải tiêu hủy.

Kiểm kê hàng hóa là gì?

Nếu để xảy ra thường xuyên, trong thời gian dài sẽ dẫn tới những tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu hàng hóa/ nguyên vật liệu tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, nói cách khác là hoạt động quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì doanh nghiệp sẽ tránh được lãng phí không đáng có.

II. Tầm quan trọng của việc kiểm kê hàng hóa

Kiểm kê hàng hóa theo định kỳ sẽ giúp cửa hàng, doanh nghiệp nắm bắt được sản phẩm nào sắp hết hạn, sản phẩm nào có lượng tồn vượt định mức,... để có cách xử lý kịp thời hiệu quả.
Những sản phẩm nào sắp hết hạn cần được xả hàng kịp thời giúp hạn chế sự lãng phí không đáng có, giảm chi phí thuê kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí.
Dòng tiền vốn lưu động nên được sử dụng hiệu quả vào các hoạt động khác thay vì dồn quá nhiều vào lượng hàng tồn kho.
Khi kiểm kê hàng tồn kho mà có sự sai lệch giữa báo cáo tồn kho với số lượng kiểm kho thì sẽ thấy được sự yếu kém trong năng lực quản lý kho hay có sự gian lận tuồn hàng ra ngoài, lấy cắp,... Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra những giải pháp xử lý phù hợp.

Tầm quan trọng của việc kiểm kê hàng hóa

III. Quy trình kiểm kê hàng hóa

Kiểm kê hàng tồn kho là việc làm quan trọng, nhất là đối với các cửa hàng bán lẻ. Vậy quy trình kiểm kê hàng hóa sẽ như thế nào? Dưới đây sẽ là 4 bước kiểm kê hàng hóa đã và đang nhiều cửa hàng áp dụng:

3.1. Lên kế hoạch chi tiết

Bước đầu tiên trong quy trình kiểm kê hàng hóa là người quản lý phải lên kế hoạch chi tiết và phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên. Tiếp theo là lên bảng kiểm kê hàng hóa bao gồm đầy đủ các danh mục như: Tên sản phẩm, mã sản phẩm, khu vực, số lượng sản phẩm thực tế, số lượng sản phẩm trong báo cáo,...

Lên kế hoạch kiểm kê hàng hóa chi tiết

3.2. Tiến hành kiểm đếm

Bước tiếp theo là tiến hành kiểm đếm hàng hóa theo từng khu vực mà quản lý đã phân công. Kiểm đếm xong sẽ so sánh số lượng hàng hóa thực tế và số lượng ghi trong sổ sách. Bên cạnh đó, sẽ cập nhật luôn các mã hàng sắp hết hạn sử dụng hoặc sản phẩm nào có lượng hàng tồn kho nhiều nhất.

Tiến hành kiểm đếm hàng hóa

3.3. Báo cáo kết quả

Sau khi đã so sánh số lượng hàng theo thực tế với số lượng hàng hóa được ghi chép trong sổ sách. Nếu thấy có sai lệch nào thì cần phải báo cáo và giải trình để cập nhật lại đúng số liệu kiểm tra thực tế.

Báo cáo kết quả kiểm đếm

3.4. Tìm nguyên nhân gây ra sự chênh lệch

Nếu bị sai lệch về số lượng thì cần phải tìm hiểu nguyên nhân để đưa ra hướng giải quyết. Trong trường hợp hàng hóa bị thất thoát do bị ăn trộm hay nhân viên gian lận thì sẽ có biện pháp xử lý phù hợp.

Còn nếu không có sai lệch gì thì nhân viên sẽ lưu lại bản cứng kiểm kê hàng hóa và sau đó trình bày báo cáo bằng file mềm cho quản lý kiểm tra. Những bên liên quan sẽ ký xác nhận kiểm kê để hoàn tất quy trình.

Tìm nguyên nhân gây ra sự chênh lệch hàng hóa

Tìm hiểu thêm: Cách quản lý hàng tồn kho chính xác hiệu quả

IV. Kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, chính xác với phần mềm POS365

POS365 là một trong những phần mềm kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, chính xác đang được nhiều cửa hàng kinh doanh bán lẻ hiện nay sử dụng. Bởi nhiều tính năng ưu việt mà nó mang lại như:

4.1. Giảm chi phí lưu kho

Khi hàng hóa tồn kho với số lượng càng lớn thì doanh nghiệp phải sử dụng nhiều hơn các thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác (điện, nước, nhân công…). Vì vậy, cần phải sớm phát hiện những hàng hóa có số lượng tồn kho vượt quá định mức cho phép, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho để có biện pháp xử lý và lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời.

Giảm chi phí lưu kho

4.2. Sử dụng hiệu quả hơn vốn lưu động

Nhập kho quá nhiều sẽ dẫn đến tồn kho lớn và gây lãng phí một lượng lớn vốn lưu động. Khi nhìn vào Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, người quản lý dễ dàng định hướng được việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó có sự điều chỉnh dòng vốn lưu động. Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều doanh nghiệp có ngân sách tài chính thấp.

4.3. Nguyên liệu, hàng hóa tồn kho ở mức hợp lý

Giảm thiểu việc hết hàng;
Đảm bảo phục vụ đúng nhu cầu của khách hàng;
Lợi nhuận của công ty được tính toán chính xác hơn;
Chất lượng dịch vụ khách hàng được nâng cao nhờ đảm bảo đủ hàng hóa;
Tối ưu hóa được chi phí;
Kê khai báo cáo về hàng hóa, nguyên vật liệu đơn giản hơn.

Quản lý nguyên liệu, hàng hóa tồn kho ở mức hợp lý

4.4. Phần mềm quản lý bán hàng POS365 với tính năng kiểm kê

Đối với một phần mềm quản lý bán hàng thì không thể nào thiếu tính năng kiểm kê hàng hàng hóa. Và phần mềm quản lý bán hàng POS365 cũng vậy, mục kiểm kê trong POS365 được thiết kế với giao diện tối ưu nhất để người dùng có thể dễ dàng sử dụng và thao tác. Bạn có thể dễ dàng thêm hàng hóa vào để kiểm kê, thêm số lượng kiểm kê cho từng hàng hóa, tồn kho của mỗi loại hàng hóa....

Phần mềm kiểm kê hàng hóa POS365

Với những thông tin mà POS365 hướng dẫn quy trình kiểm kê hàng hóa chi tiết, đã giúp các chủ kinh doanh hiểu rõ hơn về quy trình quản lý kho hiệu quả. Từ đó có thể áp dụng vào doanh nghiệp để hạn chế tối đa thất thoát hàng hóa.