Hàng tồn kho là vấn đề nan giải trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Đây là loại tài sản có giá trị lớn và cần phải giải quyết một cách hợp lý để tránh thiệt hại về nguồn vốn đầu tư.
Vậy Hàng tồn kho là gì? làm thế nào để giải quyết hàng tồn kho một cách hợp lý nhất? Tất cả sẽ được POS365 giải thích trong nội dung sau đây.
I. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những sản phẩm, nguyên liệu của doanh nghiệp được giữ trong kho. Có những lý do chính khiến cho hàng hóa bị tồn kho nhiều.
Ví dụ, thời gian chậm trễ từ khâu cung cấp cho người dùng, khiến cho doanh nghiệp phải tích trữ hàng hóa với một lượng sản phẩm nhất định để cung cấp cho người dùng. Lượng hàng hóa tồn kho còn phụ thuộc theo mùa, theo chu kỳ.
Sản phẩm bạn dự trữ trong những dịp lễ tết có thể bị thừa và khiến cho lượng hàng hóa này bị tồn đọng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng trong tương lai, vào những dịp lễ Tết hay đợt khuyến mại khác. Ngoài ra, có nhiều những lý do khác như bạn không kiểm kê hết số lượng bán hàng hoặc không thống kê đầy đủ số hàng nhập và bán ra cũng khiến cho kho hàng bị thay đổi.
Đây chính là lý do phần mềm quản lý hàng tồn kho được thực hiện nhằm giúp giải quyết cho doanh nghiệp, giúp họ có số liệu đảm bảo chính xác về những hoạt động của mình.
II. Hàng tồn kho bao gồm những gì?
Hàng tồn kho sẽ bao gồm các sản phẩm thương mại. Xét trên đặc điểm, thì loại hàng này sẽ chia thành 4 loại cụ thể như sau:
-
Nguồn vật tư: Đồ dùng văn phòng các nguyên liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu,... Những loại mặt hàng cần thiết cho quá trình sản xuất.
-
Nguyên liệu thô: Là nguyên liệu có thể bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai.
-
Bán thành phẩm: Những sản phẩm được phép sử dụng trong sản xuất mà vẫn chưa thành sản phẩm hoàn chỉnh và chưa làm thủ tục nhập kho.
-
Thành phẩm: Là sản phẩm hoàn chỉnh sau quá trình sản xuất.
Hàng tồn kho bao gồm những gì?
III. Những rủi ro hàng tồn kho
Hàng tồn kho là vấn đề cực kỳ khó xử lý mà hầu như doanh nghiệp nào cũng gặp phải. Điều này khiến việc kinh doanh bị trì trệ và làm mọi thứ trở nên phức tạp hơn.
3.1. Khó thiết lập được định mức tồn kho tối thiểu
Định mức tồn kho là con số bạn cần đảm bảo duy trì để hàng hóa trong kho luôn có đủ để cung ứng kịp thời khi có phát sinh. Đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục.
Khó thiết lập được định mức tồn kho tối thiểu
Nếu như không có quy trình, không tính toán cẩn thận trường hợp định mức quá thấp khi có tình huống bất ngờ xảy ra, doanh nghiệp sẽ không có những giải pháp kịp thời xử lý. Còn trường hợp định mức quá cao sẽ xảy ra tình trạng lạm dụng vốn, gia tăng nhiều chi phí đi kèm.
3.2. Quản lý kho theo kiểu thủ công
Việc quản lý kho hàng, hàng bằng phương pháp thủ công chính là nguyên nhân dễ gây đến việc làm thất thoát hàng hóa, khó kiểm kê, quản lý được chính xác hàng xuất, tồn, nhập. Tình trạng này nếu kéo dài sẽ khiến doanh nghiệp thiệt hại về kinh tế không hề nhỏ.
Quản lý kho theo kiểu thủ công
3.3. Hàng quá đát hết hạn
Đây là vấn đề nguy hiểm với doanh nghiệp đặc biệt khi kinh doanh những sản phẩm có vòng đời ngắn như thực phẩm. Nếu như không có những biện pháp lưu trữ cẩn thận rất dễ dẫn đến việc sản phẩm bị hỏng hóc. Vì thế hiện nay nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý kho hàng dễ dàng quản lý và được thông báo hết hạn sử dụng để thay thế nhanh chóng.
Hàng quá đát hết hạn
IV. Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Quản lý hàng tồn kho đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của các công ty. Nếu việc này thực hiện không đúng cách sẽ gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng, làm thất thoát và lãng phí nguyên vật liệu. Để giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn và đơn giản hóa công việc của mình, hãy cùng tham khảo nội dung dưới đây.
4.1. Mã hóa vật tư/ hàng hóa
Mã hóa vật tư/ hàng hóa là cực kỳ quan trọng để giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho hiệu quả. Để bắt đầu xây dựng bạn phải đảm bảo 2 yếu tố:
-
Mức độ chi tiết của yêu cầu quản lý thông tin
-
Thói quen của người sử dụng thông tin cũng như cơ chế kiểm soát việc sử dụng bộ mã
Mã hóa vật tư/ hàng hóa
Để có được một bộ mã hóa khoa học, bạn cần phải tiến hành nghiên cứu và đáp ứng được 2 yếu tố trên. Hãy tiến hành khảo sát và tổng hợp mọi thông tin về hàng hóa, sau đó phân loại một cách bài bản và chi tiết. Như vậy quá trình mã hóa vật tư sẽ dễ dàng hơn và giảm thiểu sự thay đổi liên tục. Để quyết định sự thành công của quá trình này, bạn cần nhớ bộ 3 quy tắc mã hóa cụ thể:
-
Bộ mã thống nhất
-
Bộ mã có thể được mở rộng tới bất kỳ, không phụ thuộc có bao nhiêu chủng loại
-
Phổ biến cho các đối tượng sử dụng để thuận tiện trong việc áp dụng các mã mới hoặc cho người mới sử dụng.
4.2. Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu
Việc xác định tồn kho giúp doanh nghiệp tránh được việc nhập hàng thừa hay thiếu so với nhu cầu của người sử dụng. Tránh được việc giảm doanh thu và duy trì sản xuất. Đồng thời hạn chế tối đa các chi phí tồn kho.
Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu
4.3. Sắp xếp hàng hóa khoa học, có hệ thống
Một nhà kho bẩn là một nhà kho khó quản lý. Quản lý kho đúng cách là chìa khóa để thành công.
Sắp xếp hàng hóa khoa học, có hệ thống
Giữ cho kho của bạn luôn được trật tự và ngăn nắp để tránh những sai sót tốn kém, thời gian vận chuyển chậm và những lỗi tương tự. Chỉ định một khu vực cho các đơn bán hàng, nhận, vận chuyển và thực hiện đơn hàng.
Xem xét các kệ mã màu hoặc loại bỏ khu vực sắp xếp cho một số loại sản phẩm nhất định. Đặc biệt, hãy có lịch trình dọn dẹp để đảm bảo kho hàng của bạn được làm sạch liên tục.
4.4. Kiểm kê hàng hóa định kỳ
Bằng cách sử dụng những số liệu, phương pháp tính toán để tìm ra số lượng hàng thường xuyên và định kỳ. Những mặt hàng có sẵn, số lượng hàng tồn kho hay lượng hàng bán ra sẽ được biểu hiện rõ trên những phần mềm. Các biểu đồ hình tròn, hình cột được thống kê chi tiết và bạn có thể đưa ra những kế hoạch, nhận định một cách chính xác.
Kiểm kê hàng hóa định kỳ
4.5. Sử dụng phần mềm quản lý kho POS365
Phần mềm quản lý kho POS365 giúp doanh nghiệp hỗ trợ kiểm soát về số lượng, giá trị vật tư, hàng tồn kho, việc sử dụng, luân chuyển vật tư nhằm tránh thiệt hại, thất thoát trong lưu trữ. Hỗ trợ tác nghiệp cho các bộ phận. Quản lý kho hàng - Kế hoạch – Vật tư, Bộ phận kế toán và Nhà quản trị đồng thời kết nối các dữ liệu với phân hệ khác. Quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, sản xuất, giá thành… với hàng loạt các ưu điểm như:
- Nắm bắt tồn kho, bổ sung hàng hóa kịp thời: Thông tin chi tiết về hàng hóa được nêu rõ trên phần mềm quản lý kho POS365 theo thời gian thực.
- Thống kê các giao dịch chuyển kho: Giúp cho quản lý, cửa hàng nắm bắt dễ dàng số lượng hàng hóa, giảm tối đa thời gian, tránh sự thất thoát.
- Cân bằng kho, kiểm tra định kỳ: Tích hợp điều chỉnh được số lượng hàng hóa giữa các chi nhánh được hiệu quả hơn.
Sử dụng phần mềm quản lý kho POS365
Khi đăng ký sử dụng, bạn sẽ được bộ phận CSKH hỗ trợ tải, cài đặt hoàn toàn miễn phí 24/24.
Tổng kết
Hàng tồn kho đang là tác nhân chính khiến cho các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc điều hòa nguồn vốn và tụt giảm doanh thu. Nhưng tất cả việc này sẽ biến mất nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS365. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được đăng ký sử dụng. Chúc các bạn thành công!
