Kinh doanh quán trà sữa là một trong những mô hình đang vô cùng phát triển và được ưa chuộng hiện nay đặc biệt là đối với giới trẻ. Hình thức này không chỉ mang đến những ly đồ uống ngon miệng mà còn là không gian thư giãn, giao lưu cùng bạn bè. Để kinh doanh thành công bạn cần có cách quản lý quán trà sữa chuyên nghiệp trên các khía cạnh: quản lý nhân viên, quản lý tài chính,.... Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau đây.

Tổng hợp 5 cách quản lý quán trà sữa hiệu quả, chuyên nghiệp nhất

I. Chi tiết các cách quản lý quán trà sữa hiệu quả

Nếu bạn đang và sẽ kinh doanh quán trà sữa nhưng không biết bắt đầu quản lý từ đâu thì nay sau đây cùng POS365 tham khảo các cách phản lý quán trà sữa hiệu quả nhất mà bạn nhất định nên biết:

1.1 Lập kế hoạch kinh doanh

Quá trình lập kế hoạch kinh doanh sẽ giúp quản lý cửa hàng trà sữa xác định được mục tiêu kinh doanh đồng thời hiểu rõ về thị trường và đánh giá khả năng tài chính để có kế hoạch tăng doanh thu, lợi nhuận. Để xây dựng được kế hoạch kinh doanh thành công cùng tìm hiểu quy trình ngay sau đây:

Lập kế hoạch kinh doanh

Xác định mục tiêu kinh doanh: Đầu tiên, bạn cần xác định rõ mục tiêu của mình trong kinh doanh, bao gồm cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Điều này giúp bạn có một ứng dụng rõ ràng cho kế hoạch của mình.
Nghiên cứu thị trường: Tìm hiểu và hiểu rõ về thị trường của bạn là một bước quan trọng trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh. Bạn nên xác định các nhóm khách hàng tiềm năng, tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh và định rõ môi trường kinh doanh.
Xác định đối tượng khách hàng: Bạn cần xác định rõ đối tượng khách hàng mà bạn muốn phục vụ. Điều này giúp bạn tạo ra một thông điệp và chiến lược tiếp thị hiệu quả hơn.
Xác định sản phẩm hoặc dịch vụ: Xác định sản phẩm hoặc dịch vụ bạn muốn cung cấp và đảm bảo nó đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nếu có thể, tạo ra một điểm khác biệt duy nhất để cạnh tranh trong thị trường.
Xác định chiến lược tiếp thị: Lựa chọn các phương pháp tiếp thị phù hợp để tiếp cận khách hàng và quảng cáo sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này bao gồm việc xác định kênh tiếp thị, chiến lược giá cả và các hoạt động quảng cáo khác.
Xây dựng kế hoạch tài chính: Đặt một kế hoạch tài chính chi tiết, bao gồm cả nguồn lực và dòng tiền dự kiến. Xác định các nguồn tài chính tiếp thị và phát triển kế hoạch chi tiết cho thu nhập và chi phí.
Thiết lập chỉ số đo lường và theo dõi: Xác định các chỉ số hiệu suất kinh doanh quan trọng và tạo bảng điều khiển để theo dõi các chỉ số này. Điều này giúp bạn đánh giá hiệu quả của kế hoạch kinh doanh và điều chỉnh nếu cần trong cách quản lý quán trà sữa.
Đánh giá và điều chỉnh: Đánh giá kế hoạch kinh doanh của bạn định kỳ và điều chỉnh nếu cần. Kinh doanh là một quá trình liên tục và bạn cần phải thay đổi và thích nghi để đạt được thành công.

>> Xem thêm: Cách lập bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa chi tiết từ A-Z

1.2 Cách quản lý nhân viên quán trà sữa

Dù kinh doanh mô hình lớn hay nhỏ thì việc đều cần có người hỗ trợ như thu ngân, pha chế, phục vụ,... Tuỳ theo quy mô bạn có thể cắt giảm bớt nhân sự hoặc kiêm nhiệm nhiều công việc. Việc kinh doanh trà sữa có trơn tru hay không sẽ phục thuộc nhiều vào thái độ phục vụ của nhân viên.

Vậy nên tại giai đoạn đầu setup quán bạn nên tìm kiếm cũng như lựa chọn những nhân viên có kinh nghiệm và đã có kỹ năng phục vụ. Sau đó bạn sẽ cần đào tạo cho nhân viên kiến thức về các loại trà sữa cũng như cách pha chế và hương vị cũng như các cách xử lý tình huống để có thể phục vụ khách hàng tốt nhất có thể.

Cách quản lý nhân viên quán trà sữa

Quá trình xây dựng môi trường làm việc tốt không drama sẽ giúp nhân viên thoải mái vui vẻ và có thể làm việc năng suất hơn. Bạn nên ưu tiên đầu tư vào các thiết bị và công cụ dụng cụ chuyên nghiệp giúp các bạn nhân viên có thể phục vụ khách hàng tốt nhất. Bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau để có thể phân công công việc tốt hơn hết:

Phân công công việc cho nhân viên phù hợp với kỹ năng và năng lực của họ.
Đảm bảo rằng các nhân viên sẽ được phân công công việc một cách công bằng và không quá tải.
Theo dõi các hoạt động kinh doanh và đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên.
Cải thiện các kế hoạch cũng như quy trình làm việc để tăng cường hiệu quả làm việc.

Bên cạnh việc trực tiếp có mặt tại quán hoặc lắp đặt camera giám sát thì việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng trong cách quản lý quán trà sữa hiệu quả sẽ giúp anh chị có thể phân quyền nhân viên bán hàng trà sữa theo ca và vị trí để hạn chế gian lận.

>> Xem thêm: Kinh nghiệm mở quán trà sữa vỉa hè "hốt bạc mỗi ngày"

1.3 Quản lý doanh thu – lợi nhuận quán trà sữa

Đây là một trong những yếu tố quan trọng trong cách quản lý quán trà sữa giúp mọi người có thể kiểm soát các chi phí cũng như tối ưu các khoản chi phí như nguyên vật liệu, thuê nhân viên, thuê mặt bằng,... Thông qua báo cáo doanh thu và lợi nhuận bạn sẽ phát hiện ra những vấn đề kinh doanh và có thể giải đáp kịp thời.

Quản lý doanh thu và lợi nhuận của một quán trà sữa là một phần quan trọng trong việc vận hành kinh doanh hiệu quả. Dưới đây là một số bước để quản lý doanh thu và lợi nhuận quán trà sữa:

Quản lý doanh thu – lợi nhuận quán trà sữa

Quản lý chi phí: Điều quan trọng đầu tiên là hiểu và quản lý chi phí của quán trà sữa. Điều này bao gồm việc theo dõi và kiểm soát các chi phí như nguyên vật liệu, thuê mặt bằng, tiền lương nhân viên, tiền điện, nước và các chi phí khác. Bạn nên xác định các cách để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Quản lý nguồn nhân lực: Nhân viên đóng vai trò quan trọng trong quảng bá và phục vụ khách hàng của quán trà sữa. Đảm bảo rằng bạn có đủ nhân viên để phục vụ khách hàng một cách hiệu quả và nhanh chóng. Huấn luyện nhân viên sao cho họ hiểu rõ mục tiêu kinh doanh và cung cấp dịch vụ chất lượng cao. Bạn cũng nên đảm bảo công bằng trong việc trả lương và công việc để giữ nhân viên lâu dài và tăng cường năng suất làm việc.
Tối ưu hóa tồn kho: Quản lý tồn kho là một phần quan trọng trong việc tăng lợi nhuận của một quán trà sữa. Đảm bảo rằng bạn không mất tiền cho những nguyên liệu hết hạn hoặc không được sử dụng. Tích cực theo dõi doanh số bán hàng và dựa trên đó điều chỉnh mức tồn kho để giảm thiểu lãng phí.
Phát triển và truyền thông sản phẩm: Để tăng doanh thu và lợi nhuận, bạn cần phát triển các sản phẩm mới hoặc khám phá các cách để cải tiến sản phẩm hiện có. Đồng thời, quảng bá và tiếp thị sản phẩm một cách hiệu quả để thu hút khách hàng mới và tăng doanh số bán hàng. Sử dụng các chiến lược tiếp thị sáng tạo và xác định đúng nhóm khách hàng mục tiêu.
Theo dõi và đánh giá: Cuối cùng, quản lý doanh thu và lợi nhuận của quán trà sữa đòi hỏi việc theo dõi và đánh giá kết quả kinh doanh. Theo dõi doanh số bán hàng hàng ngày, tuần và tháng, đối chiếu với kế hoạch kinh doanh và phân tích xu hướng. Dựa trên những thông tin này, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch kinh doanh của mình để tăng doanh thu và lợi nhuận.

Quản lý doanh thu và lợi nhuận quán trà sữa đòi hỏi sự tận tâm và kiên nhẫn. Bằng cách áp dụng các bước quản lý hiệu quả, bạn có thể đạt được mục tiêu kinh doanh và tăng lợi nhuận của quán trà sữa của mình.

>> Xem thêm: Mở quán trà sữa cần chuẩn bị những gì để trở nên đắt khách?

1.4 Quản lý nguyên vật liệu quán trà sữa

Nguyên liệu chế biến trà sữa chủ yếu là nguyên liệu tiêu hao và có hạn sử dụng đầy đủ. Bạn cũng cần lưu ý khi bảo quản cẩn thận như sữa đặc, hoa quả tươi,... Để hạn chế tối đa tình trạng thất thoát bạn cần xây dựng một hệ thống quản lý kho thật chặt chẽ và hiệu quả.

Quản lý nguyên vật liệu quán trà sữa

Cách quản lý quán trà sữa về nguyên vật liệu bao gồm:

Lập kế hoạch đánh giá tình trạng tồn kho định kỳ cũng như có phương án cần thiết để điều chỉnh nguồn cung cấp hay xử lý hàng tồn kho.
Bạn nên kiểm tra chất lượng các nguyên vật liệu trước khi nhập kho để có thể đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng.
Bạn cần xác định số lượng nguyên vật liệu và cần nhập để đảm bảo đủ nguồn cung cấp và tránh tình trạng tồn kho quá nhiều.
Việc lưu trữ nguyên vật liệu trong kho cũng cần đảm bảo được an toàn và vệ sinh thực phẩm.
Cần theo dõi cũng như báo cáo tình trạng tồn kho và nguồn cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu để có thể đưa ra các phương án điều chỉnh phù hợp nhất.
Bạn cần ước lượng chính xác nhất định lượng của từng loại theo công thức đã ấn định.

>> Xem thêm: Tổng hợp 10+ phần mềm quản lý quán trà sữa hiệu quả

1.5 Quản lý chất lượng đồ uống

Đây là một trong những yếu tố quan trọng trong các cách quản lý quán trà sữa để đảm bảo sự thành công trong cách quản lý. Sau đây là một số cách để bạn có thể quản lý chất lượng sản phẩm của quán trà sữa:

Quản lý chất lượng đồ uống

Quán trà sữa cần đảm bảo rằng nguồn nguyên liệu như trà, sữa, đường, topping được nhập từ những nhà cung cấp đáng tin cậy và có chất lượng nhất.
Quán của bạn cần có quy trình sản xuất đúng chuẩn bị để đảm bảo rằng sản phẩm đạt chất lượng yêu cầu và an toàn cho sức khỏe của khách hàng.
Nhân viên cần được đào tạo về quy trình sản xuất và cách thức phục vụ cùng như các quy trình về an toàn thực phẩm.
Quán trà sữa cần có một hệ thống kiểm soát chất lượng để đảm bảo rằng sản phẩm của bạn sẽ đạt được chất lượng và an toàn cho sức khoẻ của khách hàng. Hệ thống này có thể bao gồm kiểm tra sản phẩm trước khi phục vụ và kiểm tra an toàn thực phẩm đồng thời kiểm tra chất lượng sản phẩm từ phía khách hàng.
Bạn cần lắng nghe phản hồi từ khách hàng về chất lượng sản phẩm để có thể cải thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm của mình.

1.6 Quản lý quan hệ khách hàng của quán trà sữa

Đối với các cách quản lý quán trà sữa thì việc quản lý quan hệ khách hàng giúp bạn tăng doanh số bán hàng và tăng tính cạnh tranh cũng như nâng cao hình ảnh thương hiệu cho quán trà sữa. Thông qua các chương trình khuyến mãi trà sữa, giảm giá, thẻ thành viên,... sẽ thu hút thêm nhiều khách hàng mới và giữ chân được khách hàng cũ.

Quản lý quan hệ khách hàng của quán trà sữa

Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn một số cách quản lý và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và hiệu quả nhất:

Thu thập các thông tin khách hàng như tên, số điện thoại, địa chỉ email và phân loại khách hàng để tiện chăm sóc.
Xây dựng các chương trình khách hàng thân thiết như giảm giá, tặng quà, điểm thưởng để khách hàng cảm thấy được quan tâm. Các chương trình khuyến mãi và thẻ thành viên cũng giúp chủ quán trà sữa tăng doanh số bán hàng và tính cạnh tranh trên thị trường.
Tích cực phản hồi lại feedback, giải quyết các vấn đề và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Chất lượng đồ uống cần ổn định và đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm và dịch vụ tốt nhất và thân thiện với khách hàng.
Sử dụng công nghệ để quản lý và chăm sóc khách hàng như sử dụng các phần mềm quản lý khách hàng để thu thập thông tin và gửi các thông tin khuyến mãi cho khách hàng.

II. Những lưu ý khi quản lý quán trà sữa

Khi quản lý một quán trà sữa, có một số lưu ý quan trọng để bạn lưu ý để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt. Dưới đây là một số kinh nghiệm quản lý quán trà sữa thành công và nhanh chóng thu hồi vốn:

Những lưu ý khi quản lý quán trà sữa

Hiểu thị trường và khối lượng khách hàng: Nắm bắt và hiểu thị trường của bạn là rất quan trọng. Điều này bao gồm nghiên cứu về đối thủ cạnh tranh, hiểu nhu cầu và sở thích của khách hàng, cũng như các xu hướng ngành công nghiệp. Sử dụng thông tin này để tạo ra một chiến lược tiếp th tr và quảng cáo hiệu quả.
Chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ của bạn luôn chất lượng. Điều này đòi hỏi việc chọn kỹ nguyên vật liệu, công thức chế biến cẩn thận và đào tạo nhân viên về kỹ năng phục vụ khách hàng tốt. Hãy luôn theo dõi chất lượng và nhận phản hồi từ khách hàng để cải tiến sản phẩm và dịch vụ của bạn.
Quản lý vốn và tổ chức: Quản lý tài chính được tiến hành một cách hiệu quả để đảm bảo sự nghiệp cân đối giữa thu và chi. Theo dõi và điều chỉnh chi phí, quản lý tồn kho, lập ngân sách và theo dõi chỉ số tài chính quan trọng. Đồng thời, tổ chức và quản lý thời gian là cực kỳ quan trọng để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.
Phát triển và duy trì mối quan hệ với khách hàng: Khách hàng là tài sản quý giá nhất của bạn. Tạo một trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, tư vấn sản phẩm và tạo một môi trường thoải mái và thân thiện. Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng thông qua việc giao tiếp và tạo mối liên kết sẽ giúp bạn xây dựng một cơ sở khách hàng trung thành.
Tiếp tục cải tiến và sáng tạo: Ngành công nghiệp quán trà sữa luôn thay đổi và phát triển. Để cạnh tranh và thu hút khách hàng, hãy luôn tìm cách cải tiến và sáng tạo. Khám phá các xu hướng mới, tạo ra các loại sản phẩm và thực động mới, và thử nghiệm các chiến lược tiếp thị khác nhau. Đặt mục tiêu liên tục để phát triển và cải tiến quán trà sữa của bạn.

Đó là một số lưu ý quan trọng trong cách quản lý quán trà sữa. Tuy nhiên, lưu ý rằng mỗi quán trà sữa có đặc thù riêng của nó, do đó, bạn nên điều chỉnh và tùy chỉnh nguyên tắc quản lý này để phù hợp với doanh nghiệp của bạn.