Là chủ quán cafe nhưng bạn rất bận rộn, không thể thường xuyên có mặt tại cửa hàng của mình để giám sát hoạt động bán hàng. Lúc này việc tìm cách quản lý quán cafe từ xa là thật sự cần thiết. Điều này giúp cho mọi công việc, hoạt động của cửa hàng luôn trơn tru, thuận lợi. Bạn hãy cùng POS365 tìm hiểu ngay giải pháp quản lý quán cafe từ xa hiệu quả ở dưới đây nhé!
Tạo môi trường làm việc trong sạch
Quản lý con người luôn là vấn đề khó khăn mà gọi cửa hàng, doanh nghiệp gặp phải, đặc biệt đối với việc quản lý quán cafe từ xa. Đào tạo và quản lý nhân sự là việc phải làm đầu tiên nếu muốn cửa hàng hoạt động tốt, vì họ sẽ là người thay bạn làm mọi việc, từ phục vụ khách, pha chế đồ uống, thu nhân,... đều do họ làm.
Nếu nhân viên hiểu rõ về mọi hoạt động của quán, họ sẽ có độ hiểu biết để “lách luật” và thực hiện hành vi sai trái khi có cơ hội. Chính vì thế, bạn hãy tạo môi trường làm việc trong sạch, làm cho nhân viên cảm thấy hài lòng và muốn cống hiến cho cửa hàng, giảm thiểu tư tưởng muốn gian lận. Từ đó bạn có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý quán cafe từ xa.
Bạn hãy chi trả cho nhân viên mức lương hợp lý và đãi ngộ xứng đáng với từng người, biết lắng nghe những vấn đề họ gặp phải, thường xuyên quan tâm đến nguyện vọng, đáp ứng những yêu cầu hợp lý của nhân viên trong phạm vi có thể.
Ngoài ra, bạn hãy thường xuyên mở những buổi tiệc nhỏ, team building để gắn kết tình đoàn kết của nhân viên trong cửa hàng, quán triệt tình trạng ganh ghét, đố kỵ. Khi nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái với môi trường, đồng nghiệp thì chắc hẳn họ sẽ không có lý do gì để thực hiện những hành vi gian lận.
Tổ chức teambulding gắn kết
Tạo bản hướng dẫn cho nhân viên
Hãy lập một bản hướng dẫn mà nhân viên của bạn có thể thực hiện khi bạn không có mặt. Thủ tục tài liệu, thông tin liên lạc và mọi thứ khác sẽ cho phép nhân viên của làm việc khi bạn vắng mặt.
Một số phần bạn có thể đưa vào bản hướng dẫn như:
- Thông tin cửa hàng: Cửa hàng của bạn là gì? Bạn đại diện cho cái gì? Khách hàng mục tiêu của bạn là ai?
- Quy tắc và quy định của cửa hàng: Phần này bao gồm thông tin về nhân sự, thanh toán và lên lịch, quyền hạn trong cửa hàng, điều kiện tuyển dụng, chính sách của cửa hàng,... Làm thế nào để bạn xử lý các vấn đề phát sinh? Các quy tắc về lịch làm việc của nhân viên là gì? Đây là một số câu hỏi mà bạn nên giải quyết.
- Dịch vụ khách hàng: Có toàn bộ tài liệu dành riêng cho việc chăm sóc khách hàng. Bao gồm thông tin về hành vi, tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng, thủ tục bị mất và tìm thấy, đối phó với những khách hàng khó tính thì sẽ làm thế nào,...
- Quy trình xác thực: Điều này sẽ bao gồm chi tiết về hoạt động của phần mềm quản lý quán cafe, các hình thức thanh toán được chấp nhận, thông tin về chương trình khách hàng thân thiết,….
Tạo bảng hướng dẫn cho nhân viên
- Hướng dẫn về phần cứng và phần mềm: Hãy hướng dẫn cho nhân viên cách sử dụng các thiết bị trong cửa hàng của mình (máy tính, phần mềm, máy ảnh,....). Những thiết bị và phần mềm này có thể đi kèm với hướng dẫn sử dụng riêng, đảm bảo nhân viên biết việc sử dụng thành thạo ở mọi trường hợp.
- Ngăn ngừa trộm cắp: Có hướng dẫn chi tiết về xử lý trộm cắp. Phần này cũng nên bao gồm thông tin về xử lý lỗi giấy tờ, lỗi xử lý tiền mặt,...
- Thông tin liên hệ: Bao gồm các chi tiết liên lạc cho các cá nhân hoặc tổ chức mà cửa hàng giao dịch, bao gồm nhà cung cấp, đối tác kinh doanh, nhà thầu,.... Cũng có một danh sách các liên hệ khẩn cấp, như cảnh sát địa phương và sở cứu hỏa, cũng như cơ sở y tế trong khu vực.
Trao quyền cho nhân viên, tìm kiếm 1 key staff
Tất cả nhân viên của cửa hàng đều được hưởng các quyền lợi về lương thưởng, chế độ…, song song với đó là trách nhiệm và nghĩa vụ đóng góp cho cửa hàng. Bạn hãy xác định vai trò của từng nhân viên, trao quyền và trách nhiệm phải hoàn thành tốt vai trò đó, nếu không sẽ có những quy chế xử phạt tùy theo từng mức độ sai phạm.
Ngoài ra, bạn cần chọn ra một key staff, tức là nhân viên dưới quyền thân cận, người sẽ thay mặt bạn quản lý quán cafe. Đó phải là người có năng lực, đạo đức, trách nhiệm và khiến bạn tin tưởng tuyệt đối.
Tìm kiếm 1 key staff
Tham khảo: Cách quản lý nguyên liệu pha chế cho quán cafe hiệu quả
Sử dụng phần mềm quản lý từ xa
Đây chính là giải pháp hàng nghìn chủ cửa hàng hiện nay đang sử dụng. Bạn có thể nắm bắt những thông tin, tình hình bán hàng của cửa hàng ngay trên cả chiếc điện thoại thông minh. Với kết nối internet, việc quản lý từ xa trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết.
POS365 là phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Với các tính năng quan trọng nhưng giao diện lại đơn giản nên không khó để chủ cửa hàng có thể sử dụng. Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng nó trên nhiều các thiết bị khác nhau. Chính vì vậy, cả nhân viên, quản lý và bạn đều có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của quán. Phần mềm quản lý POS365 sẽ giúp bạn sát sao hơn trong việc:
- Quản lý nhân viên: Điều thú vị ở đây là bạn có thể cài đặt quyền truy cập của từng cá nhân phù hợp với vai trò và nhiệm vụ của họ trong cửa hàng. Nhờ vậy, mọi thông tin được bảo vệ an toàn và tuyệt mật. Với dung lượng lưu trữ trên điện toán đám mây, thông tin về giao dịch, khách hàng và lịch sử nhập hàng hóa sẽ được lưu trữ không giới hạn, tiết kiệm chi phí mua phần cứng dung lượng. Dễ dàng truy cập và đồng bộ hóa.
- Quản lý dòng tiền, doanh thu: Mọi đơn hàng hằng ngày của quán đều sẽ được lưu lại trên phần mềm. Bởi vậy bạn sẽ dễ dàng check được doanh số hằng ngày, các hoạt động thu chi mà không sợ bị thất thoát. Khi bị lệch số liệu giữa phần mềm và số tiền thực tế, nhân viên của bạn sẽ phải có lời giải thích hợp lý.
- Quản lý kho, nguyên vật liệu: Với việc nhận thông báo khi nguyên liệu kho sắp hết, bạn sẽ có thể kiểm soát được số lượng nguyên liệu để đáp ứng cho khách hàng. Phần mềm này giúp cho chủ kinh doanh kiểm soát được hàng hóa, định lượng được sản phẩm bán ra, kể cả những mặt hàng như đường, cafe, sữa… Ví dụ: Với loại thức uống là cafe, bạn phải định lượng được với 1kg cafe (có thể là hạt hay bột) cho ra bao nhiêu ly (tương đương 1 ly bao nhiêu ml) – sau đó, tính toán thêm lượng nước sử dụng, lượng đường, sữa, đá… để có được con số chính xác nhất dùng khi tổng hợp và đối chiếu sổ sách cuối tuần/ tháng.
Sử dụng phần mềm quản lý từ xa
Lắp đặt camera theo dõi để quản lý quán cafe từ xa
Lắp đặt camera là điều cần thiết để đảm bảo sự minh bạch khi quán cafe có sự cố như doanh số hằng ngày bị thất thoát, nhân viên làm sai hay phản ánh không tốt của khách hàng trong quá trình phục vụ, bị mất đồ… Bạn hãy lắp đặt camera ở những nơi quan trọng như quầy thu ngân, quầy bar, bếp, khu vực phục vụ, phía ngoài quán. Lắp camera cũng là một cách để nhân viên không có ý định muốn làm gì đó vi phạm đến đạo đức.
Lắp camera giám sát
Khi bạn quản lý quán cafe tốt ở mọi lúc mọi nơi, bạn sẽ có thể yên tâm để giải quyết các công việc khác. Những cách quản lý quán cafe từ xa trên chắc chắn sẽ rất hiệu quả dành cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này!
