Một trong những điều thách thức nhất đối với mỗi doanh nghiệp chính là học cách xử lý hàng tồn kho để không lãng phí tiền bạc và đáp ứng những nhu cầu của người dùng. Những quyết định về đặt hàng gì, số lượng bao nhiêu hay khi nào đặt hàng, quản lý những sản phẩm tồn kho sẽ giúp cho doanh nghiêp bạn được đảm bảo thành công. 
Mẹo xử lý hàng tồn kho không phải ai cũng biết
Một hệ thống về quản lý hàng hóa tồn kho cần đáp ứng với 3 mục tiêu chính:
- Hệ thống cho biết có có những sản phẩm gì trong kho của bạn
- Phát hiện cập nhật, thay đổi hàng trong kho
- Báo cáo, kế hoạch so sánh số lượng hàng hóa
Đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho
Bước đầu để kiểm soát nguồn hàng chính là nhận biết được số lượng hàng tồn kho trong doanh nghiệp bạn đang có những gì, loại hàng, vị trí của chúng. Ngày nay, có rất nhiều những ứng dụng, phần mềm có thể hỗ trợ bạn trong quá trình xử lý chênh lệch hàng hóa tồn kho.
- Hãy chắc chắn rằng bạn dành thời gian để tìm kiếm thị trường phần mềm xử lý hàng tồn kho. Có nhiều đánh giá và phân tích trực tiếp để bạn hiểu rõ về chúng.
- Sử dụng những phần mềm có thể cho phép bạn vừa thực hiện kiểm kê kho và vẫn có thể thực hiện những tính năng khác như thanh toán bán hàng, in hóa đơn,… Nó giúp bạn không phải cài đặt và giảm chi phí khi mua những phần mềm.
- POS365 là phần mềm quản lý hàng tồn kho dẫn đầu thị trường hiện nay. Sử dụng thích hợp với những cửa hàng tạp hóa, siêu thị, quán café, nhà hàng, khách sạn, quán karaoke, bi-a, quầy thuốc, thiết bị xây dựng, thời trang….. Với việc tích hợp nhiều tính năng trong một, phần mềm POS365 được đánh giá cao và sử dụng rộng rãi, phổ biến.
Tạo nhãn dán hay quét mã vạch cho hàng hóa
Mỗi mặt hàng trong kho của bạn nên có số lượng, mô tả cơ bản bao gồm tên nhà cung cấp, màu sắc (nếu có) và những chi tiết quan trọng khác. Điều này giúp bạn dễ dàng xác định chính xác sản phẩm đó là gì. Ví dụ: Nếu bạn đặt hàng áo sơ mi trong những hộp chưa 12 chiếc áo sơ mi. Vậy thì bên ngoài hộp phải có nhãn bao gồm tên loại áo, số lượng (12) và mô tả. Điều này giúp cho việc theo dõi dễ dàng hơn vì biết trong mỗi hộp chứa gì và số lượng bao nhiêu.
Tuy nhiên, điều này áp dụng cho xử lý hàng tồn kho với những phần hàng nhỏ. Với một số lượng hàng tồn kho lớn, bạn nên xử lý bằng cách dùng hệ thống theo dõi mã vạch. Nhân viên và kiểm kho sẽ quét được nhanh chóng, xác định hàng tồn kho quá lớn, hàng bị âm hay không bán được. Sau đó, chuyển thông tin vào phần mềm POS365 bạn sử dụng. Đây là cách thay thế cho phương pháp tạo nhãn thủ công và được ưa chuộng, sử dụng nhiều nhất hiện nay.
Kiểm kê số lượng hàng tồn kho
Bằng cách sử dụng những số liệu, phương pháp tính toán để tìm ra số lượng hàng thường xuyên và định kỳ. Những mặt hàng có sẵn, số lượng hàng tồn kho hay lượng hàng bán ra sẽ được biểu hiện rõ trên những phần mềm. Các biểu đồ hình tròn, hình cột được thống kê chi tiết và bạn có thể đưa ra những kế hoạch, nhận định một cách chính xác.
Một cách nữa được đánh giá cao với mẹo xử lý hàng tồn kho khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS365 chính là việc thêm vào số lượng mặt hàng, thông tin mua hàng cũng như hàng cung cấp. Điều này giúp khi thanh toán và có người mua hàng, phần mềm sẽ tự động cập nhật hàng tồn kho. Và khấu trừ hàng tồn kho khi việc bán hàng được thực hiện. Hơn nữa, việc hệ thống tính toán sẽ giúp cho quản lý và bán hàng của bạn được chính xác hơn là những rủi ro khi tính thủ công.
Lưu trữ thông tin và dữ liệu có tổ chức
Đảm bảo cho nguồn dữ liệu của bạn luôn được an toàn và chính xác. Để hàng hóa trong những thư mục để giúp bạn dễ dàng tìm thấy nó. Phương pháp quản lý bán hàng tồn kho tại điểm bán hàng (POS). Tại điểm bán, máy tính tiền hoặc máy tính của bạn sử dụng để thanh toán. Đến cuối ngày, chúng có thể chạy các báo cáo làm việc theo tuần, tháng và những khung giờ chỉ định khác. Như vậy, những hàng tồn kho quá lớn sẽ được xác nhận và giúp bạn nhanh chóng xử lý. Phần mềm bán hàng POS365 được kết hợp, đi kèm với máy in hóa đơn và ngăn kéo tiền mặt. Điều quan trọng nữa là nó dễ dàng sử dụng, tập trung vào việc thêm những tính năng nâng cao hơn khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
Phân tích dữ liệu bán hàng
Mục tiêu xử lý hàng tồn kho là phải theo kịp xu hướng và nhập hàng kịp thời. Những sản phẩm được bán ra là gì, chúng đáp ứng với nhu cầu và sở thích của người dùng. Từ những số liệu, bạn có thể lên kế hoạch để mua những sản phẩm mới. Những đợt khuyến mại hay giảm giá để bán bớt hàng tồn kho. Hàng hóa tồn kho rất quan trọng bởi chúng thường dễ hỏng, chiếm không gian và không mang tính “mới”.
Đây là lý do mà những loại hàng hóa này nên được lên kế hoạch để đạt mức nhỏ nhất. Mục tiêu của bạn là luôn có nguồn hàng đủ để có thể đáp ứng khách hàng nhưng cũng không quá nhiều đến mức không thể tiêu thụ. Mẹo xử lý hàng tồn kho là hãy đưa ra một định mức tối thiêu. Ví dụ, bạn sẽ không bao giờ để nguồn hàng áo của mình dưới 100, nếu chúng giảm quá, bạn hãy đặt hàng lại ngay.
Nhanh chóng tìm hiểu, xác định và xử lý những hàng tồn kho quá lớn, không bán được với hướng dẫn trên để tăng doanh số một cách tốt nhất nhé.
